Wie ONLYOFFICE dem Team von FLISoL Bogotá DC hilft, Veranstaltungen zu organisieren und die Verwendung von freier und quelloffener Software zu fördern

Das Team von FLISoL Bogotá DC, eine lebendige Gemeinschaft von Freiwilligen, die an der FLISoL-Veranstaltung in Kolumbien teilnehmen, ist auf ONLYOFFICE Workspace umgestiegen und ermöglicht seinen Mitgliedern die Arbeit an Dokumenten und Projekten in einer einzigen kollaborativen Umgebung. Kirsch Cobric vom FLISoL Bogotá DC Team berichtet über seine Erfahrungen und wie ONLYOFFICE ihm bei seiner täglichen Arbeit hilft.

Über FLISoL Bogotá DC

FLISoL Bogotá DC ist eine Ausgabe der FLISoL-Veranstaltung, die jedes Jahr in der Hauptstadt Bogotá, Kolumbien, stattfindet. Das lateinamerikanische Free Software Installation Festival (FLISoL) ist eine jährliche Veranstaltung mit freiwilliger Teilnahme und freiem Zugang, die seit 2005 in verschiedenen Städten Lateinamerikas mit dem Ziel stattfindet, die Nutzung von freier und quelloffener Software (FOSS) durch Vorträge, Workshops, Ausstellungen, persönliche und virtuelle Treffen, Webinare und andere Aktivitäten zu fördern.

Das Team hinter FLISoL Bogotá DC besteht aus Freiwilligen und Enthusiasten, deren Hauptziel die Förderung von FOSS-Software, freier Kultur und Open-Source-Projekten ist, wobei der Schwerpunkt auf technologischer Souveränität liegt. In ihrer täglichen Routine beschäftigt sich die FLISoL Bogotá DC-Gemeinschaft mit den folgenden Aufgaben:

• Organisation einer lokalen Ausgabe der FLISoL-Veranstaltung durch die freiwillige Teilnahme der Mitglieder und anderer Nutzer, Enthusiasten und Experten, auch aus anderen Ländern;
• Schaffung und Verbreitung von Wissen, das durch die Erinnerungen an die FLISoL-Veranstaltung in Form von Videos, Dokumenten und Audiodateien erhalten und weitergegeben wird;
• Unterstützung von Einzelpersonen, Gemeinschaften, Organisationen und Unternehmen, die am Übergang zur Nutzung von FOSS-Software interessiert sind;
• Mitarbeit bei der Entwicklung öffentlicher Maßnahmen zur Einführung und Entwicklung von FOSS-Software in der Stadt Bogotá.

Zu den wichtigsten Errungenschaften von FLISoL Bogotá DC gehört die Tatsache, dass es der Bürgerinitiative gelungen ist, die Politik der Stadt hinsichtlich der Einführung freier Technologien für die öffentliche Verwaltung zu beeinflussen.

Was eine Gemeinschaft wie FLISoL Bogotá DC braucht

Die Anzahl der Personen in der Gemeinschaft variiert bei jeder Ausgabe des Festivals. Das Kernteam (die Gruppe von Personen, die das Management und die Koordination sowohl der Veranstaltung als auch der Gemeinschaft leitet) interagiert mit einer großen Anzahl von Freiwilligen, Rednern, Ausstellern, Workshop-Teilnehmern, Installationstechnikern und Künstlern, die alle an verschiedenen Orten und sogar in verschiedenen Ländern leben. Aus diesem Grund besteht ein Bedarf an kollaborativer Bürosoftware.

Einige Jahre lang nutzten verschiedene Mitglieder des Kernteams von FLISoL Bogotá DC lokale Server mit freien Softwareanwendungen für die gemeinsame Arbeit und das gemeinsame Verfassen von Texten. Die Verwaltung und Verfügbarkeit derselben war ein Problem, das das Team dazu veranlasste, nach einer stabilen und effizienten Lösung zu suchen, die von einem vertrauenswürdigen Anbieter gewartet wird, um sich auf das Management des Festivals und nicht auf die Verwaltung dieser speziellen Software zu konzentrieren.

Warum ONLYOFFICE Workspace

Um die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit Dokumenten zu bewältigen und ihre Dokumentationsaufgaben zu erledigen, erwog das Team von FLISoL Bogotá DC die Nutzung eines externen Nextcloud-Anbieters. Zur gleichen Zeit entdeckten sie das ONLYOFFICE-Projekt und erstellten ein kostenloses persönliches Konto für die Online-Zusammenarbeit. Kirsch Cobric zufolge war der erste Eindruck von ONLYOFFICE recht gut, so dass man sich entschloss, es auszuprobieren.

Nachdem die Teammitglieder die Funktionalität von ONLYOFFICE Workspace und dessen Oberfläche kennengelernt hatten, waren sie daran interessiert, mehr über die ONLYOFFICE-Produkte zu erfahren. Sie entdeckten auch die Vorteile des ONLYOFFICE-Programms für gemeinnützige Organisationen und beschlossen, sich mit Vertretern des ONLYOFFICE-Teams in Verbindung zu setzen.

Das Team von FLISoL Bogotá DC erfüllte die ONLYOFFICE-Kriterien für gemeinnützige Organisationen in vollem Umfang und erhielt daher ein kostenloses Konto für die cloudbasierte Version von ONLYOFFICE Workspace mit einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern.

Wie ONLYOFFICE Workspace alles vereinfacht

Die Mitglieder des FLISoL Bogotá DC-Teams migrierten zu ONLYOFFICE Workspace, bevor die FLISoL-Veranstaltung 2023 stattfand, und nutzten die Plattform, um mit allen beteiligten Parteien an der Veranstaltungsdokumentation zu arbeiten.

Derzeit nutzen die Kernmitglieder der Community ONLYOFFICE Workspace, um die Dokumentation zu speichern und mit anderen Teammitgliedern und externen Benutzern zu teilen. Das integrierte Zugriffsberechtigungssystem ermöglicht ihnen eine flexible Freigabe von Inhalten, um sicherzustellen, dass jeder nur Zugriff auf die benötigten Dokumente hat.

Neben der Zusammenarbeit an Dokumenten nutzen sie auch das Modul Projekte, um ihre Aufgaben zu verfolgen, das Modul Mail, um E-Mails zu versenden, und das Modul Kalender, um alle wichtigen Ereignisse und Meetings im Auge zu behalten.

Obwohl das Team das ODT-Format für den internen Gebrauch bevorzugt, halten sie es für strategisch sinnvoll, mit DOCX, dem nativen Format von ONLYOFFICE, zu arbeiten, da die Dokumentation, die sie mit verschiedenen öffentlichen und privaten Organisationen teilen, standardmäßig diese Erweiterung verwendet. Auf diese Weise können die Teammitglieder über beide Versionen der Dokumente (ODT und DOCX) verfügen, ohne dass sich deren Inhalt wesentlich ändert, und problemlos in Echtzeit zusammenarbeiten.

ONLYOFFICE und FLISoL Bogotá 2023

Im Rahmen seiner Zusammenarbeit mit FLISoL Bogotá DC wurde ONLYOFFICE zum Hauptsponsor der FLISoL-Veranstaltung, die vom 22. April bis zum 6. Mai 2023 von der lokalen Gemeinschaft abgehalten wurde.

Am 6. Mai hielten Vertreter von ONLYOFFICE einen Vortrag über die Hauptprobleme proprietärer Bürosoftware und wie diese mit Open-Source-Tools, einschließlich der ONLYOFFICE-Produkte, gelöst werden können. Darüber hinaus hieß ONLYOFFICE alle Teilnehmer an seinem offiziellen Stand herzlich willkommen.

Herausforderungen auf dem Weg zum Erfolg

Leider gibt es einige Herausforderungen, mit denen das Team von FLISoL Bogotá DC bei der Nutzung von ONLYOFFICE Workspace konfrontiert ist. Nach der Migration von der .com-Domäne auf die lokale .co-Domäne verloren einige Benutzer teilweise den Zugriff auf einige Dokumente und konnten ihre E-Mail-Konten im Mail-Modul nicht verbinden. Die Support-Spezialisten von ONLYOFFICE halfen den Mitgliedern des Teams von FLISoL Bogotá DC jedoch, wieder auf den richtigen Weg zu kommen.

ONLYOFFICE Workspace: von Benutzern empfohlen

Kirsch Cobric, Mitglied des Teams von FLISoL Bogotá DC, berichtet über seinen Eindruck von ONLYOFFICE Workspace:

Ich denke, es ist ein großartiger Service, auch für Organisationen und Unternehmen, die mehr Funktionen benötigen, wie z. B. Kunden- und Community-Management, die Funktionalitäten, die ONLYOFFICE Workspace sehr gut integriert. Heute empfehle ich es als die beste ethische, offene und robuste Lösung in der Cloud.