Medizinische Forschung am IBE: wie ONLYOFFICE und Nextcloud dabei helfen

Das Institut für Medizinische Informationsverarbeitung, Biometrie und Epidemiologie (IBE) benutzt ONLYOFFICE Docs in Kombination mit Nextcloud, um effektive Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter*innen zu gestalten. Nikolaus von Bomhard, CIO IBE, berichtet über die Erfahrungen seines Teams.

Über das IBE

Das 1974 gegründete Institut für medizinische Informationsverarbeitung, Biometrie und Epidemiologie (IBE) gehört zur Ludwig-Maximilians-Universität München und besteht aktuell aus drei Lehrstühlen: Biometrie und Bioinformatik, Public Health und Health Service Research, Epidemiologie. Den einzelnen Lehrstühlen sind verschiedene Professuren sowie Arbeitsgruppen zugeordnet.

Insgesamt befassen sich hierbei über 120 Mitarbeiter mit der Verarbeitung und Analyse medizinischer Daten. Darüber hinaus stellt das IBE einen großen Erfahrungsschatz im Bereich der Planung, Randomisierung und Auswertung klinischer Studien und sonstiger medizinischer und medizinnaher Forschung und Projekte.

Open-Source-Alternative

Herr von Bomhard erzählt, dass Open-Source generell und Nextcloud am IBE gesetzt sind. Deshalb war man auf der Suche nach einer Alternative zu SharePoint und kooperativen Arbeitsplattformen und wollte nicht bei Google Docs landen.

Daher hat man Collabora und ONLYOFFICE getestet, für die es Nextcloud-Integration gibt, und ONLYOFFICE hat sich als sehr viel schneller und kompatibler erwiesen.

Ein effektives und sicheres Instrument zur Kollaboration

Am IBE wird ONLYOFFICE in Verbindung mit Nextcloud-Shares eingesetzt zur gemeinsamen verteilten Dokumentenverwaltung und Bearbeitung in Studien und für Papers. Dabei werden alle üblichen Office-Funktionen genutzt, wobei der Schwerpunkt auf DOCX und XLSX liegt.

Wie Herr von Bomhard berichtet, setzen sie ONLYOFFICE beim kooperativen Schreiben von Anträgen und der kooperativen Ausarbeitung von Manuskripten ein. Es ist ein effektives und sicheres Instrument zur Kollaboration mit verschiedenen Partnern von IBE.

Nikolaus von Bomhard, CIO IBE:

ONLYOFFICE/Nextcloud ist aus unserer Sicht die derzeit beste Plattform für gemeinsames verteiltes Bearbeiten von MS-Office-Dokumenten, wenn es um vertrauliche und/oder datenschutzrelevante Inhalte geht. Wir haben damit die Möglichkeit, in einer sicheren selbst gehosteten Umgebung die zunehmende Bedeutung der Arbeit an verteilten Standorten, insbesondere im Homeoffice mit den Anforderungen der DSGVO zu vereinbaren.

Erste Schritte in Richtung Open Science

ONLYOFFICE ermöglicht weitgehend, was SharePoint bietet, aber in einer sicheren, datenschutzkonformen Debian-Umgebung. Verändert hat sich für die Mitarbeiter*innen damit nicht viel, aber das ist gut.

MS-SharePoint darf man am Institut für die Verarbeitung sensibler Daten nicht einsetzen. Jetzt ist verteiltes Arbeiten in einer sicheren Umgebung ohne große Umgewöhnung möglich. Viele Mitarbeiter haben begonnen cloud-basiert zu arbeiten und erfüllen damit wichtige Datenschutzaspekte. ONLYOFFICE mit dem Schreib- und Tabellenkalkulationsprogramm erleichtern den Umstieg auf diese neue Arbeitsweise, da sie sich den Nutzern mit Office-Erfahrung schnell erschließen.

Prof. Dr. Ulrich Mansmann, Direktor IBE:

ONLYOFFICE/Nextcloud erlaubt meinen Mitarbeitern die Gewöhnung an sicheres und kooperatives Arbeiten. Es lenkt den Blick weg vom eigenen PC in ein transparentes Arbeitsumfeld, es eröffnet einem Wissenschaftler den Blick auf neue cloudbasierte Arbeitsweisen, dem Sharen von Informationen und erste Schritte in Richtung Open Science.

Nach oben sind keine Grenzen gesetzt

Herr von Bomhard erzählt, dass ONLYOFFICE als zuverlässige Remote-Plattform funktioniert und in vielen Fällen MS-Office ersetzt. Die Kompatibilität mit MS-Office ist in der Regel gut, nur bei vorhandenen älteren, oft geänderten Dokumenten mit komplexen Fußnoten und Literaturverzeichnissen gibt es Probleme, was aber auch zu erwarten war.

Neu in ONLYOFFICE angelegte Dokumente machen keine Probleme und genügen den meisten Anwendungsfällen. Grenzen gibt es derzeit für Power-User, insbesondere bei XSLX, weil nicht die ganze Funktionalität von MS Office zur Verfügung steht.

Ein vollständiger Ersatz für MS-Office ist ONLYOFFICE daher (noch) nicht, aber mindestens 90% der Anwendungsfälle sind abgedeckt. In manchen Projekten hatten sich bis zu 40 Personen am Bearbeiten der Dokumente beteiligt.

Herr von Bomhard fügt hinzu, dass die Integration von ONLYOFFICE und Nextcloud gut ist. Leider ist gemeinsames Arbeiten in eingebundenen SMB-Shares nicht möglich, weil kein File- und Record-Locking stattfindet. Das ist aber wohl dem technischen Ansatz und der Performance geschuldet (lokale Bearbeitung, i.e. Download und Abgleich) und wäre nur recht aufwändig zu implementieren. Also braucht man hier einige Verbesserungen.