ONLYOFFICE-Formulare: neue Formate OFORM und DOCXF einfach erklärt

Mit ONLYOFFICE-Formularen in Version 7.0 wurden auch zwei neue Formate verfügbar – OFORM und DOCXF. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr darüber.

Was ist DOCXF und wieso brauchen Sie dieses Format

DOCXF ist ein neues, von unserem Team entwickeltes Format für die Erstellung von Formularvorlagen. Es ist eine Dateierweiterung, die auf DOCX basiert und ermöglicht, dass Formulare entweder von Grund auf neu zu erstellen oder aus einer bestehenden DOCX-Datei erstellen werden.

Sie benötigen DOCXF also, um gemeinsam mit Ihrem Team Formularvorlagen zu erstellen und zu bearbeiten.

In DOCXF können Sie verschiedene Arten von Feldern einfügen und sie so anpassen, dass Ihr Formular wie gewünscht aussieht. Und wie in einer normalen DOCX-Datei können Sie mit Text arbeiten und unterschiedlich gestalten und formatieren.

Sie können DOCXF-Dateien anderen Benutzern mitteilen und ihnen den Zugriff auf das Bearbeiten, Überprüfen oder Kommentieren gewähren. So können Sie alle gemeinsam an einer Vorlage arbeiten, um den Prozess der Formularerstellung zu beschleunigen.

Was ist OFORM und wieso brauchen Sie dieses Format

OFORM ist unser neues natives Format für ausfüllbare Online-Formulare. Es ist eine OOXML-Erweiterung, die jetzt in allen ONLYOFFICE-Lösungen verwendet wird, einschließlich Web- und Desktop-Versionen und mobiler Apps.

Sie benötigen also OFORM, um die bereits erstellten Formulare auszufüllen.

Erfahren Sie mehr über das OFORM-Format im White Paper

So funktioniert es

Wenn Ihr DOCXF fertig ist, können Sie es in der Vorschau anzeigen und die Datei im OFORM-Format speichern. So wird ein ausfüllbares Formular erstellt. Sie können es an andere Benutzer senden, indem Sie ihnen die Zugriffsrechte für das Ausfüllen von Formularen gewähren.

Benutzer mit den entsprechenden Rechten können das Formular ausfüllen und das Ergebnis als PDF- oder DOCX-Datei speichern. Alternativ können sie OFORM auch direkt als PDF speichern und mit einem beliebigen PDF-Editor ausfüllen.

Warum haben wir die neuen Formate eingeführt?

Die Standardformate — DOCX und PDF — reichen nicht aus, um alle unsere Ideen zu verwirklichen. Deshalb haben wir beschlossen, unsere eigenen Formate zu entwickeln.

ONLYOFFICE verwendet für die Arbeit mit Formularen seinen eigenen Dokumenteneditor. Was bedeutet das? Um z. B. eine Vorlage für einen Kaufvertrag zu erstellen, müssen Sie kein Dokument in einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellen. Sie können alles in demselben Editor erledigen, und zwar vollständig online.

Außerdem bietet ONLYOFFICE erweiterte Feldeinstellungen (im Vergleich z. B. zu MS-Inhaltssteuerelementen), mit denen Sie Ihre Formulare wie gewünscht anpassen können.

Sicherheit ist ein weiterer wichtiger Aspekt. OFORM-Dateien ermöglichen die Implementierung fortgeschrittener Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich elektronischer Signaturen und Verschlüsselung.

Warum zwei Formate?

Wir haben zwei neue Formate eingeführt, um den gesamten Prozess der Arbeit mit Formularen für alle Benutzer bequemer zu gestalten.

So können Sie anhand der DOCXF- oder OFORM-Erweiterung sofort erkennen, um welche Art von Datei es sich handelt — eine bearbeitbare Formularvorlage oder ein ausfüllbares Formular.

In Diensten, die aufgrund ihrer internen Architektur keine Möglichkeit bieten, Dateien mit Zugriffsrechten zum Ausfüllen von Formularen freizugeben, können Sie den Benutzern dennoch ermöglichen, OFORM-Dateien auszufüllen, ohne deren Inhalt zu verändern.

Was kommt als Nächstes

In der ersten Version von ONLYOFFICE-Formularen haben wir grundlegende Felder eingeführt. Für die nächste Version planen wir, Feldvoreinstellungen hinzuzufügen, um den Prozess der Formularerstellung zu vereinfachen.

Wie bereits erwähnt, wollen wir unsere Formulare sicherer machen, indem wir eine Möglichkeit zur Verschlüsselung hinzufügen. Weitere Sicherheitsverbesserungen werden Rollen für das Ausfüllen von Feldern umfassen, was die Möglichkeit einschließt, elektronische Signaturen sowohl für das gesamte Formular als auch nur für eine bestimmte Feldgruppe hinzuzufügen.