PDF-Formular erstellen und ausfüllen

Vorlagen für Dokumente wie Verträge, Fragebögen oder Anträge basieren auf Formularen, die häufig im PDF-Format sind. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum dieses Format so beliebt ist und wie Sie mit verschiedenen Lösungen ein PDF-Formular erstellen können.

PDF-Formulare und ihre Vorteile

PDF (Portable Document Format) ist ein von Adobe entwickeltes Format zur Darstellung von Dokumenten, Tabellen, Grafiken bzw. Bildern. Dokumente mit ausfüllbaren Feldern im PDF-Format werden aufgrund ihrer Vorteile in den Bereichen Recht, Medizin, Regierung und Bildung verwendet.

• Flexibilität. PDF kann Bilder, Grafiken, Vektoren, komplexe Texte, Tabellen usw. enthalten.
• Einfache Verwaltung. Die Benutzer können PDF-Formulare einfach öffnen, ausfüllen und absenden oder ausgefüllte Dokumente auf einem Computer speichern und ausdrucken, ohne dass Daten verloren gehen.
• Sicherheit.PDF bietet Ihnen die Möglichkeit, bereits ausgefüllte Dokumente zu schützen, sodass sie von anderen Benutzern nicht verändert werden können. Das Format ermöglicht auch das Hinzufügen von elektronischen Signaturen und Wasserzeichen.
• Portabilität. Das Format wird von allen Betriebssystemen unterstützt. Eine PDF-Datei kann unter Windows, Linux oder macOS geöffnet werden.

Darüber hinaus ist es möglich, PDF-Formulare online und offline zu erstellen. Viele Programme bieten die Erstellung von PDF-Dateien. Neben Adobe Acrobat sind z.B. JotForm, Formdesk, PDFelement Pro, PDFescape, usw. verfügbar. Schauen wir uns an, wie man mit verschiedenen Lösungen ein PDF-Formular erstellen kann.

Ausfüllbares Formular in ONLYOFFICE erstellen 

ONLYOFFICE ist eine Open-Source-Office-Suite, die vollständig mit MS-Formaten kompatibel ist. Es umfasst Dokument-, Tabellenkalkulations- und Präsentationseditoren sowie einen Formularersteller. Die Formularfelder sind in einer neuen Registerkarte im Editor verfügbar, so dass Sie schnell und einfach ein ausfüllbares PDF-Formular aus Word erstellen können. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

1. Ein DOCX-Dokument als Vorlage verwenden und ausfüllbare Felder hinzufügen.
2. Von vorne beginnen.

Zunächst müssen Sie ein Textlayout vom Dokument erstellen. Sobald es fertig ist, können Sie ausfüllbare Felder hinzufügen. Diese sind auf der Registerkarte Formulare in der oberen Symbolleiste verfügbar. Sie können folgende Elemente hinzufügen:

• Textfelder für unterschiedliche Informationen.
• Optionsfelder für einzige Auswahl.
• Kontrollkästchen für Mehrfachauswahl.
• Dropdown-Liste, um zwischen vorhandenen Optionen zu wählen.
• Kombinationsfelder, um eine der vorhandenen Optionen zu wählen, wie bei Dropdown-Listen, oder ihre eigene hinzufügen.

Sobald Sie ein Feld hinzugefügt haben, sehen Sie in der rechten Seitenleiste die Feldeigenschaften. Hier können Sie die Anzahl der Zeichen begrenzen, die Texteingabe in mehreren Zeilen zulassen oder das Feld in Zellen für jedes Zeichen unterteilen.

Sie können das Ausfüllen eines PDF-Dokuments komfortabel und transparent machen. Fügen Sie die erforderlichen Informationen ins Feld Platzhalter für Anweisungen ein. Es ist auch möglich, ein Beispiel für das Ausfüllen des Formulars in Tipp zu geben. Es erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Feld fahren.

Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, können Sie die Option Formular anzeigen verwenden, um zu sehen, wie Ihr Formular aussehen wird.

Speichern Sie das von Ihnen erstellte Formular als PDF-Datei. Wenn Sie die Datei im PDF-Format öffnen, bleiben alle Felder interaktiv.

ONLYOFFICE-Formulare wurden nur vor kurzem veröffentlicht, daher planen die Entwickler, die Funktionalität zu erweitern und neue Feldtypen hinzuzufügen. Trotzdem verfügen die Editoren bereits über hilfreiche Funktionen.

Wie Sie sehen können, bietet ONLYOFFICE einen kompletten Editor zur Erstellung eines Formulars, das in PDF ausgefüllt werden kann. Im Gegensatz zu anderen Lösungen müssen Sie keine Konverter oder zusätzliche Lösungen verwenden, um einen Text zu erstellen oder Dokumente zu scannen — alles, was Sie brauchen, ist in einer Lösung inbegriffen. Mit den Tools für die Zusammenarbeit können Sie ausfüllbare Dokumente mit Ihren Kollegen in Echtzeit erstellen, auch beim Arbeiten auf Distanz.

Es gibt außerdem die kostenlose Bibliothek von Formularen — da werden immer neue Vorlagen hinzugefügt. Sie können das Formular kostenlos im PDF-Format herunterladen oder eine Anfrage für das benötigte Formular hinterlassen.

Es ist auch möglich, ein Formular kostenlos auf macOS, Windows oder Linux in Desktop Editoren zu erstellen. Entdecken Sie die Funktionalität von ONLYOFFICE:

Mit den ONLYOFFICE-Editoren können Sie Ihren Dokument-Workflow einfach automatisieren. Testen Sie alle neuen Funktionen:

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Ausfüllbares Formular in Adobe Acrobat erstellen

Adobe Acrobat ist eine native Software zur Erstellung von ausfüllbaren PDF-Formularen. Sie können statische oder interaktive Felder erstellen. Interaktive Felder können auf einem Computer ausgefüllt und über das Internet oder ein lokales Netzwerk gesendet werden, was das Ausfüllen und Erfassen von Daten erleichtert.

Das Programm bietet mehrere Möglichkeiten, Formulare zu erstellen: Sie können ein vorhandenes PDF-, DOCX- oder XLSX-Dokument in ein PDF-Formular umwandeln, ein Papierformular scannen und in ein PDF-Formular umwandeln oder ganz neu beginnen. Anschließend können Sie dem Formular Felder hinzufügen.

Es besteht jedoch das Risiko, dass der Inhalt beim Scannen und Konvertieren des Dokuments verloren geht oder beschädigt wird. Das Programm ist kostenpflichtig, die Preise liegen ab 9,82 USD. Es ist also für große Unternehmen geeignet, die viel mit PDF-Dateien arbeiten. Außerdem ist es nicht auf Linux verfügbar.

Ausfüllbares Formular in ABBYY FineReader PDF erstellen

ABBYY FineReader PDF bietet einen Formular-Editor zur Erstellung bearbeitbarer PDF-Formulare ohne Acrobat. Der Editor hilft bei der Formularerstellung von Grund auf oder aus einer bestehenden PDF-Datei. Er verfügt über eine Vielzahl von Feldtypen: Textfelder, Dropdown-Listen, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Listenfelder, Unterschriftsfelder, interaktive PDF-Formulare für Umfragen oder Informationserfassung.

Die Lösung ist nur für Windows verfügbar und kostet ab 68,05 USD pro Jahr. Es wird eine Testperiode von 7 Tagen für die individuelle Nutzung und von 30 Tagen für Unternehmen angeboten.

JotForm

JotForm ist eine benutzerfreundliche Online-Lösung zur Erstellung von Formularen. Sie können Ihr ausfüllbares PDF-Formular von Grund auf neu erstellen oder ein bestehendes PDF-Formular herunterladen und es in ein ausfüllbares PDF konvertieren. Das Programm ermöglicht es Ihnen auch, ein Formular zu veröffentlichen oder es für Datenerfassung zu versenden.

Die Entwickler bieten eine Bibliothek mit Formularvorlagen an.

Die kostenlose Version der Lösung ist für alle verfügbar, erlaubt aber nur die Erstellung von 5 Formularen. Um mehr Formulare zu erstellen, müssen Sie die kostenpflichtige Version für ab 24 USD pro Monat erwerben.

PDFelement

Wondershare PDFelement ist eine Lösung zum Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Konvertieren von PDFs. Es ermöglicht auch die Erstellung von ausfüllbaren Formularen aus einer nicht ausfüllbaren PDF-Datei.

Es bietet die Möglichkeit, Textfelder, Optionsfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Menüs und digitale Unterschriftenfelder hinzuzufügen. Die erstellten PDF-Formulare können in Word, Excel und PowerPoint konvertiert werden. Freigabe ist auch verfügbar.

Eine weitere Funktion in PDFelement ist die Konvertierung des PDF-Formulars in ausfüllbare Excel-Tabellen.

Fazit

PDF-Formulare sind heute sehr gefragt und haben einige Vorteile. Daher gibt es viele Lösungen für die Erstellung und Bearbeitung solcher Dateien. Die Auswahl hängt von der Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Geschäftsmodelle, Notwendigkeit der Online- oder Offline-Nutzung.

Wir haben uns beliebte Lösungen für die Arbeit mit PDFs angesehen. Sie alle bieten eine kostenlose Testversion oder eine kostenlose Version an. Sie können sie selbst ausprobieren und die beste Software zur Erstellung ausfüllbarer PDF-Formulare auswählen.