Arbeitsplatz online bereitstellen 2023

Unternehmen experimentieren mit der Kombination von klassischer Büroarbeit, Remote- und hybriden Arbeitsmodellen, die Zusammenarbeit bleibt jedoch die Grundlage für die Produktivität von Teams. Entdecken Sie die Vorteile der kollaborativen Arbeitsplätze, vergleichen Sie die Stärken und Schwächen von physischen und Online-Arbeitsplätzen und wählen Sie zwischen den empfehlenswertesten Softwarelösungen.

Definition für Arbeitsplatz

Unter einem kollaborativen Arbeitsplatz oder Workspace verstehen wir eine Umgebung, in der Menschen individuelle Aufgaben erledigen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Stellen Sie sich das wie ein Fußballspiel vor. Für jeden Spieler in einer Mannschaft ist die Anzahl von Aufgaben begrenzt — entweder verteidigen oder angreifen oder Tore schießen usw. Wenn diese Aufgaben kombiniert und richtig ausgeführt sind, kann eine solche Mannschaft zum Sieger werden. Wenn es aber wenig Verständnis zwischen den Spielern gibt, führt das zu vergeblichen Versuchen und sogar zu Misserfolgen.

Es wird außerdem zwischen Arbeitsumgebung im Büro oder digitaler Arbeitsplatz unterschieden.

• Physischer Arbeitsplatz ist ein Büro im traditionellen Sinne. Es handelt sich um Räume oder das gesamte Gebäude, das ein Unternehmen besetzt. Die Zusammenarbeit kann durch Whiteboards für die Planung von Veranstaltungen, persönlichen Kontakt bei der Kommunikation und eine Arbeitsumgebung, die für eine barrierefreie Interaktion zwischen den Mitarbeitern ausgelegt ist, erreicht werden.
• Digitaler Arbeitsplatz hat während der Corona-Krise erheblich an Popularität gewonnen. Er beschreibt Software, die Arbeit im Büro durch seine “digitale Version” ersetzt. Online-Tools für die Zusammenarbeit helfen bei der Kommunikation, dem Austausch von Dateien und der Verwaltung von Teams, ohne das Haus zu verlassen.

 

Physische Arbeitsumgebung vs. Virtueller Arbeitsplatz

Für manche Teams ist die Remote-Arbeit komfortabel, andere müssen sich jedoch mit massiver Hardware und Geräten beschäftigen, die man zuhause nicht bereitstellen kann. Dies ist einer der gängigsten Nachteile von der Arbeitsplatz-Virtualisierung, der einige Unternehmen davon abhält, vollständig auf Distanz zu bleiben.

Bei richtiger Anwendung steigert eine virtuelle Arbeitsumgebung jedoch die Produktivität, indem sie die Zeit für die Ausführung alltäglicher Aufgaben reduziert, Routine, Papierkram und menschliche Fehler beseitigt. Zu den populären Unternehmen mit Remote-Stellen gehören Amazon, Upwork und Shopify.

Allgegenwärtige Digitalisierung am Arbeitsplatz führt sowieso dazu, dass viele Menschen die meiste Zeit des Tages in einem Online-Workspace verbringen. Man spricht auch nur selten ohne Messengerdienste miteinander. Tatsächlich kommen viele Teams, um die Arbeit zu erledigen, die sie auch von zu Hause aus erledigen könnten, ohne morgens Zeit im Stau zu verschwenden.

 

Tools für digitalen Arbeitsplätzen

Die Anforderungen an die spezifischen Funktionen im Online-Arbeitsbereich sind in jeder Branche unterschiedlich. Es gibt jedoch drei notwendige Aufgaben für jedes Team: Dateiverwaltung, Kommunikation und Projektmanagement.

Jede Kategorie umfasst eine Reihe von Tätigkeiten, für die eigenständige Anwendungen eingesetzt werden können. Spoileralarm: Sie müssen nicht jede einzelne App erwerben — in diesem Artikel finden Sie die besten Lösungen.

1. Dateiverwaltung

Dieser allgemeine Begriff bedeutet in der Regel die Bearbeitung von Dokumenten, die Zusammenarbeit an Dateien, die Speicherung und den Austausch von Ressourcen in einem gemeinsamen Online-Arbeitsbereich.

Bearbeitung von Dokumenten

Dokumente gibt es in jedem Unternehmen. Manche Teams verschicken nur Rechnungen und Verträge per E-Mail, während für Copywriter und Journalisten eine Textdatei ein Produkt ist. Viele spezielle Lösungen bieten die Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen.

ONLYOFFICE Docs. Die Online-Editoren von ONLYOFFICE sind mit allen gängigen Formaten von Dokumenten kompatibel und erleichtern die Arbeit mit Texten, Arbeitsblättern, Folien und ausfüllbaren Formularen.Neben der Bereitstellung in der Cloud kann ONLYOFFICE Docs auch in Ihrem lokalen Unternehmensnetzwerk installiert werden.

Google Docs. Die Office-Suite von Google ist über das Internet weit verbreitet und wird von größeren Remote-Teams bevorzugt.

Eine Vor-Ort-Bereitstellung ist bisher nicht möglich.

Microsoft 365. Bekannte Programme Word, Excel und PowerPoint als Teil der Business-Suite.

Am besten in Verbindung mit anderen Microsoft-Diensten.

Zusammenarbeit

Ob Office-Dokumente oder andere Dateitypen, Ihr Team sollte in Echtzeit zusammenarbeiten können. Kollaborative Online-Arbeitsplätze machen dies für jeden Bereich möglich, einschließlich:

• Design und Videoherstellung
• Musikproduktion und Audioaufnahme
• Softwareentwicklung
• Verwaltung von Kundenbeziehungen

Speichern und Teilen

Alle Dateien müssen irgendwo sicher gespeichert und bei Bedarf übertragen werden. Die Optionen hier sind Ihr eigener Speicher oder ein Cloud-Dienstanbieter, darunter:

• Dropbox
• Box
• Google Drive
• ownCloud
• Nextcloud

Solche Dienste ermöglichen in der Regel eine Reihe von Zugriffsrechten auf eine Datei, wenn Sie diese freigeben. So können Sie unter anderem ein sensibles Dokument senden, ohne dass die Empfänger es bearbeiten können.

2. Kommunikation

In jedem Team tauschen die Mitarbeiter Nachrichten aus, telefonieren, versenden E-Mails. Jede moderne Arbeitsumgebung erweitert ständig die Kommunikationsmöglichkeiten.

Chat

Umfassende Online-Office-Lösungen bieten native Unternehmenschats oder sogar interne soziale Netzwerke.

Auch können Sie sichere Sofortnachrichten-Dienste wie Telegram nutzen:

Eine weitere Möglichkeit zum schnellen Chatten ist Signal:

Threema ist ein kostenpflichtiger Open-Source-Dienst für Sofortnachrichten mit End-to-End-Verschlüsselung:

In den meisten Fällen funktionieren Chats auf dem Desktop, auf dem Smartphone und in Ihrem Browser. Virtueller Arbeitsplatz kann auch mit ihnen integriert werden. Sehen Sie sich ein Video über die Integration von Telegram mit ONLYOFFICE Docs an.

Videokonferenzen

Chatten kann für längere Gruppendiskussionen ungenügend und zeitraubend sein. Videokonferenzsoftware verbessert die Produktivität und kann sogar die Reisekosten senken.

Zoom ist derzeit die weltweit beliebteste Lösung für Videokonferenzen.

Jitsi bietet eine gute Open-Source-Alternative mit ähnlichen Funktionen.

Microsoft Teams ist ein Beispiel für native Software-Videoanrufe innerhalb der Microsoft-Suite.

In den meisten Fällen können Apps für Videokonferenzen mit Ihrem Online-Workspace integriert werden. Zum Beispiel, Jitsi funktioniert gerade in ONLYOFFICE Docs.

Email

E-Mails sind für externe Geschäftsgespräche und die Interaktion mit Kunden geeignet. Das E-Mail-Verwaltungssystem ist in fast jedem digitalen kollaborativen Arbeitsplatz zu finden.

Sehen Sie sich einen Überblick über E-Mail in ONLYOFFICE Workspace an:

3. Projektmanagement

Wenn es um die Verwaltung eines komplexen Projekts geht, an dem mehrere Teams gemeinsam arbeiten, brauchen Sie ein klares Verständnis der Meilensteine, des Fortschritts der einzelnen Aufgaben, des Budgets und der Zeitplanung.

Verwaltung von Aufgaben und Arbeitsbelastung

Ein gutes Management der Aufgaben steigert die Produktivität und lässt ein Burnout vermeiden. Apps für Projektmanagement bieten Ihnen in der Regel ein virtuelles Whiteboard, auf dem Sie Aufgaben zuweisen und Fälligkeitsdaten festlegen können.

So funktioniert es in ONLYOFFICE Workspace:

Andere Projektmanagement-Lösungen sind Asana, Wrike, Trello usw.

Planung

Kalender sind soweit am besten für die Planung von Veranstaltungen. Aber es müssen Gruppenkalender sein, die für alle Beteiligten verfügbar sind.

Hier ist ein Beispiel:

Berichterstellung

Die Funktionen zur Erstellung von Berichten sind wichtig, wenn Sie den Status des Projekts mitteilen müssen.

Solche Funktionen sind besonders nützlich, um das künftige Aufkommen vorherzusagen und informierte Entscheidungen zu treffen.

 

Jetzt kennen Sie die grundlegenden Funktionen eines Online-Arbeitsplatzes. Aber für jede Aufgabe eine separate App zu kaufen ist ziemlich teuer.

Werfen wir einen Blick auf umfassende Lösungen mit den meisten der oben genannten Funktionen.

 

Die 5 besten Arbeitsplätze

Diese umfassenden Online-Lösungen bieten die notwendigen Funktionen, ohne dass zahlreiche eigenständige Anwendungen kaufen zu müssen.

ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE Workspace ist ein Online-Office mit Editoren für Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen, Funktionen für Projektmanagement, CRM, E-Mail und Kalendern.

Die Open-Source-Lösung ONLYOFFICE Workspace ist eine selbst gehostete Plattform für Unternehmen, die einen kollaborativen Arbeitsbereich innerhalb eines lokalen Netzwerks benötigen und kann unter Windows und Linux bereitgestellt werden.

Sie können in Telegram und Jitsi kommunizieren, alle E-Mails aus mehreren Posteingängen verwalten, Teamkalender erstellen, Berichte erstellen, Aufgaben zuweisen und vieles mehr.

Hauptfunktionen

• Editoren von Dokumenten
• Speicherplatz für Dateien
• Projektmanagement
• E-Mail-Verwaltung
• Kalender

Preise

Online-Arbeitsplatz kostenlos für Teams mit bis zu 5 Benutzern. Ab €3,40 pro Benutzer/Monat für andere Unternehmen. Pläne vergleichen>>

Bewertungen

Capterra — 4.5 (309 Bewertungen)

Software Advice — 4.5 (308 Bewertungen)

 

Entdecken Sie die Vorteile von ONLYOFFICE Workspace für Ihr Team noch heute! Testen Sie es kostenlos in der Cloud oder hosten Sie es auf Ihrem Server.

ZUR CLOUD-VERSION VOR ORT BEREITSTELLEN

Für die Cloud-Version sind 30 kostenlose Tage des Business-Plans im Preis inbegriffen — später können Sie mit diesem Plan fortsetzen oder zum kostenlosen Startup-Tarif wechseln.

 

Zoho One

Zoho bietet eine umfassende Lösung mit mehr als 40 Anwendungen für jede Abteilung in größeren Teams. Dazu gehören Projektverfolgung, CRM, E-Mail-Automatisierung, Videokonferenzen, internes soziales Netzwerk, Dateispeicherung und -freigabe sowie Dokumentenbearbeitung.

Zusätzliche Apps erleichtern das Social-Media-Marketing, die Personalverwaltung, die Buchhaltung, die Optimierung der Konversionsraten auf einer Webseite, das Sammeln von Kunden-Feedback in Umfragen und vieles mehr.

Zoho One ist vollständig Cloud-basiert und für Teams ohne eigene IT-Infrastruktur geeignet.

Hauptfunktionen

• Editoren von Dokumenten
• Projektmanagement
• Speicherplatz für Dateien
• Videokonferenzen
• E-Mail-Verwaltung
• Marketing-Automatisierung
• Kalender
• Analytik

Preise

Es gibt keinen kostenlosen Plan, aber Zoho bietet eine 30-tägige Testperiode an. Sie können eine Lizenz für jeden Mitarbeiter für $37 pro Mitarbeiter/Monat kaufen. Eine weitere Option ist eine Lizenz für eine beliebige Anzahl von Benutzern für $90 pro Benutzer/Monat.

Bewertungen

Capterra — 4.4 (73 Bewertungen)

Software Advice — 4.3 (73 Bewertungen)

 

Google Workspace

Google Workspace, früher auch G Suite, bietet die Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen, einen Kalender, Google Mail und einen erweiterten Cloud-Dateispeicher für Unternehmen. Projektmanagement ist jedoch nicht enthalten.

Die Kommunikationstools sind Chat und Videokonferenzen über Google Meet. 30 GB Dateispeicher sind im Basispaket enthalten.

Google Workspace ist vollständig Cloud-basiert, eine Installation vor Ort liegt nicht in den Prioritäten von Google.

Hauptfunktionen

• Editoren von Dokumenten
• Speicherplatz für Dateien
• Videokonferenzen
• E-Mail-Verwaltung
• Kalender

Preise

Es gibt keinen kostenlosen Plan, aber Google bietet eine 14-tägige Testperiode an. Der minimale Plan kostet 4,68 EUR pro Nutzer/Monat und umfasst alle Funktionen. Teurere Pläne erweitern die Anzahl der Teilnehmer und das Speicherplatzvolumen.

Bewertungen

Capterra — 4.7 (11130 Bewertungen)

Software Advice — 4.6 (11130 Bewertungen)

 

Microsoft 365

Die Office-Suite von Microsoft bietet native Dokumenten-Editoren, darunter Word, Excel und PowerPoint, sowie 1 TB Speicherplatz. Die App zur E-Mail-Verwaltung Outlook ist auch sehr bekannt.

Nicht alle Pläne umfassen jedoch Videokonferenzen und Aufgabenplanung über MS Teams. Projektmanagement ist ebenfalls nicht verfügbar, kann aber zusätzlich als Cloud-basierte Lösung für ab 8,40 EUR pro Benutzer/Monat erworben werden. Die Vor-Ort-Bereitstellung von Microsoft Projects kostet ab 929 EUR.

Hauptfunktionen

• Editoren von Dokumenten
• Speicherplatz für Dateien
• Videokonferenzen
• E-Mail-Verwaltung
• Kalender

Preise

Kein kostenloser Plan verfügbar, aber Microsoft bietet eine 1-monatige Testperiode an. Der minimale Plan kostet 4,20 EUR pro Benutzer/Monat, enthält aber einige wichtige Funktionen nicht. Den meisten Tarifen haben auch nicht alle Funktionen zum Schutz vor Bedrohungen inbegriffen.

Bewertungen

Capterra — 4.6 (12362 Bewertungen)

Software Advice — 4.6 (12360 Bewertungen)

 

Bitrix24

Bitrix24 ist eine leistungsstarke Lösung für die Zusammenarbeit und bietet Chat, Videoanrufe, Feeds, einen Arbeitsbereich für Unternehmen und eine Wissensdatenbank.

Sie können Projekte verwalten, Aufgaben zuweisen und festlegen, in Aufgaben und Projekten mithilfe verschiedener Ansichten navigieren: Fälligkeitsdatum, Planer, Kanban-Tafel, Gantt-Diagramm oder Kalender. Jedes Konto verfügt über einen Dateispeicher von bis zu 1 TB.

Die meisten der großartigen Funktionen von Bitrix24 sind jedoch nur in den teuren Tarifen verfügbar.

Hauptfunktionen

• CRM
• Projektmanagement
• Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Bearbeitung von Dokumenten
• Speicherplatz für Dateien

Preise

Ein kostenloser kollaborativer Online-Arbeitsplatz wird zur Verfügung gestellt. Alle Funktionen sind ab 60 EUR pro Monat erhältlich — die Anzahl der Nutzer ist dabei unbegrenzt.

Bewertungen

Capterra — 4.0 (497 Bewertungen)

Software Advice — 4.0 (497 Bewertungen)

 

Fazit

Wir haben gelernt, was ein digitaler Arbeitsbereich ist, haben einen Überblick über seine notwendigen Komponenten und einige der empfehlenswertesten Lösungen für die Remote-Arbeit. Sie alle haben Vor- und Nachteile und bieten unterschiedliche Funktionen für die Zusammenarbeit. Eine gute Methode, die richtige Software auszuwählen, ist ein Brainstorming und das Auflisten von Funktionen, wobei diese in drei Kategorien unterteilt werden:

• Funktionen mit hoher Priorität. Sie sind für die Erledigung Ihrer Hauptaufgaben erforderlich.
• Vielversprechende Funktionen. Sie möchten diese zwar haben, aber ihr Fehlen wird sich nicht auf die Leistung Ihres Teams auswirken.
• Funktionen mit niedriger Priorität. Eine Lösung bietet solche Features an, aber sie sind für Ihr Team irrelevant.

Informieren Sie sich auch über die Preispläne — teuer ist jedoch nicht immer besser. Vergessen Sie auch nicht, eine kostenlose Testversion zu starten und Feedback von einem Team einzuholen, bevor Sie einen kollaborativen Arbeitsplatz erwerben.