Ausfüllbare Formulare in ONLYOFFICE Docs erstellen

Heute werden wir am Beispiel eines Kaufvertrags erfahren, was ONLYOFFICE-Formulare sind und wie man ein ausfüllbares Formular erstellt.

Was sind Formulare in ONLYOFFICE und wie sie benutzt werden

ONLYOFFICE-Formulare wurde entwickelt, um die Arbeit mit digitalen Dokumenten zu vereinfachen. Sie können Dokumente mit ausfüllbaren Feldern online oder lokal erstellen, bearbeiten und freigeben. Das Ergebnis ist reduzierte Kosten, schnellere Bearbeitung und Eingabe wiederholender Daten, geringere Möglichkeit von Fehlern.

Hier sind Beispiele ausfüllbarer Formulare und Anwendungsideen:

• Verkauf: Bestellungen, Verkaufsvereinbarungen;
• HR: Arbeitszeitkonto, Arbeitsverträge, Bewerbungsschreiben, Urlaubsanträge;
• Buchhaltung: Haushaltsanträge, Erstattungen, Spesenabrechnungen;
• Rechtliche Dokumente: Darlehensverträge, Geheimhaltungsverträge, Testamente;
• Sonstiges: Berichte, Einweisungsscheine, Fragebögen.

Sehen wir uns nun an, wie man ein Formular für eine Verkaufsvereinbarung mit verschiedenen Arten von ausfüllbaren Feldern erstellt.

1. Formularvorlage erstellen

Zunächst müssen Sie eine Formularvorlage im DOCXF-Format erstellen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

• Aus leerer Datei
• Aus einem bestehenden DOCX-Dokument

Nehmen wir einen Verkaufsvertrag im DOCX-Format, der zuvor ohne Felder verwendet wurde.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen -> Formularvorlage -> Aus Textdatei. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus.

Ihr DOCX-Dokument wird ins DOCXF-Format konvertiert. Weitere Informationen über die Eigenschaften von Formaten finden Sie in den White Papers.

2. Felder hinzufügen

Sobald der Inhalt für ein Formular fertig ist, können wir Felder zum Ausfüllen hinzufügen. Sie sind auf der Registerkarte Formulare verfügbar.

*Bitte beachten Sie, dass die Registerkarte Formulare nur verfügbar ist, wenn Sie eine Formularvorlage erstellen oder eine bestehende Vorlage im DOCXF-Format öffnen.

Textzeilen

Zunächst fügen wir einfache Textzeilen hinzu. Wir werden sie für Informationen wie z. B. die vollständigen Namen und die Anschrift des Käufers und des Verkäufers verwenden.

Öffnen Sie die Registerkarte Formulare und klicken Sie auf Textfeld.

Standardmäßig können Sie eine beliebige Anzahl von Zeichen in ein Eingabefeld von Standardgröße eingeben. Um die Felder anzupassen, öffnen Sie die Feldeigenschaften in der rechten Seitenleiste.

Im Dokument gibt es zwei Felder mit dem vollständigen Namen des Verkäufers. Um das Ausfüllen dieser Felder zu vereinfachen und Fehler bzw. Tippfehler zu vermeiden, können wir diese Felder mit dem Parameter Schlüssel verknüpfen.

Wir erstellen also den Schlüssel Verkäufer (Seller) und wenden ihn bei erforderlichen Feldern an. Wenn die Benutzer nun ein Feld ausfüllen, werden die Daten im anderen Feld automatisch angezeigt.

Um den Empfängern einen Hinweis zu geben, fügen wir den vollständigen Namen des Verkäufers als Platzhalter und John Smith als Tipp ein (Sie sehen solche Tipps, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Feld fahren).

Im Feld Format geben wir an, dass die Antwort nur die Buchstaben enthalten darf.

Aktivieren Sie die Option Erforderlich, um das Feld verbindlich zu machen.

Sperren Sie die Feldparameter, damit sie bei der Arbeit an den Formularen nicht versehentlich geändert werden.

Auf die gleiche Weise werden wir die Textfelder im Dokument erstellen.

 

Felder mit einzelnen Zellen

Textfelder können in separate Zellen für jedes Zeichen unterteilt werden. Wir werden sie für die Telefonnummer verwenden, um die Zahlen sichtbarer zu machen. Sie können verwendet werden, um jedes Zeichen hervorzuheben und Fehler zu vermeiden. Zum Beispiel auch in Namen oder ID-Nummern.

Erstellen Sie ein Textfeld wie im vorherigen Schritt. In der rechten Seitenleiste aktivieren wir die Option Feste Feldgröße und setzen die Zeichengrenze auf 12. Dann wählen wir die Zeichenanzahl im Textfeld aus, legen die Zellenbreite und die Rahmenfarbe fest. Jede Zahl wird also in einer eigenen Zelle stehen.

In Platzhalter legen wir das Format für die Eingabe der ID fest.

Datum

Sie können auch spezielle Felder zur Angabe des Datums hinzufügen. Setzen Sie die Einfügemarke in eine Zeile des Textes, in der das Feld hinzugefügt werden soll.

Gehen Sie auf die Registerkarte Formular -> Datum & Uhrzeit.

Das Formularfeld erscheint an der Einfügemarke innerhalb der vorhandenen Textzeile. Passen Sie in der Symbolleiste auf der rechten Seite die Feldeinstellungen an. Legen Sie den Schlüssel, den Platzhalter und den Hinweis fest.

Geben Sie in das Feld Standardwert den Wert ein, der standardmäßig in dem Feld angezeigt wird.

So wird das Datum angezeigt: Wählen Sie das Format des Feldes, z. B. MM/TT/JJJJ, Montag, MM TT, JJJJ usw. Das Datum ist standardmäßig auf TT/MM/JJJJ eingestellt.

Telefonnummer

Das Feld Telefonnummer dient zur Eingabe einer Telefonnummer, die einer beliebigen Maske entspricht. Es ist standardmäßig auf (999)999-9999 eingestellt.

Um ein Telefonnummernfeld einzufügen, klicken Sie auf das Feld Telefonnummer auf der Registerkarte Formulare.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Format die Option Beliebige Maske und darunter die vorgeschlagene Option zur Anzeige der Telefonnummer aus.

Einzige Auswahl

In Vertragsklauseln, die Auswahl einer Option vorsehen, können Sie ein Radiobutton verwenden. Um sie in die Kaufpreisklausel einzufügen, wählen Sie Radiobutton aus.

Alle Schaltflächen werden automatisch in Gruppe 1 zusammengefasst. Der Benutzer kann nur eine der Schaltflächen mit demselben Gruppenschlüssel auswählen. Es ist auch möglich, den Gruppenschlüssel umzubenennen und die Schaltflächen in der rechten Seitenleiste neu zu gruppieren.

Für diese Schaltflächen definieren wir den Gruppenschlüssel Einkaufspreis.

In der folgenden Zahlungsklausel fügen wir auch Radiobuttons hinzu. Dann erstellen wir in den Eigenschaften einer der Schaltflächen einen neuen Gruppenschlüssel, Zahlungsoptionen, und wählen ihn für die anderen aus.

Jetzt hat jede Gruppe von Radiobuttons ihren eigenen Namen und die Schaltflächen werden nicht mit anderen vermischt.

Mehrfachauswahl

Im Gegensatz zu Radiobuttons können bei Kontrollkästchen mehrere Optionen ausgewählt werden. In unserem Verkaufsvertrag sind mehrere Zahlungsmethoden verfügbar. Daher fügen wir zu den erforderlichen Zeilen Kontrollkästchen hinzu.

Dropdown-Liste

Um eine Liste zu erstellen, können Sie eine Combobox oder eine Dropdown-Liste verwenden. Der Unterschied besteht darin, dass Combobox die Eingabe einer Option ermöglicht, während das Dropdown-Feld nur eine Auswahl aus den vorgeschlagenen Optionen bietet.

Erstellen wir eine Combobox.

Dann kann man die Option eingeben und auf das Pluszeichen klicken. Mit den Pfeilen nach unten und oben können wir die Reihenfolge der Optionen in der Liste ändern.

Jetzt werden alle Felder hinzugefügt. In der Symbolleiste wählen wir eine einzige Farbe für alle Felder aus, um sie sichtbar zu machen. Standardmäßig wird für den Text in den Feldern Schriftart Arial, Größe 11, verwendet. Bei Bedarf kann der Text aber auch nach Ihren Wünschen formatiert werden.

3. Rollen verwalten

Um das Ausfüllen von Formularen zu vereinfachen, können Sie verschiedene Empfängerrollen erstellen und ihnen Felder zuweisen. Auf diese Weise können die Benutzer anhand der Farben der entsprechenden Rollen visuell erkennen, welche Felder sie ausfüllen sollen.

Um eine neue Rolle zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte Formulare -> Rollen verwalten -> Neu.

Geben Sie den Namen der Rolle ein und wählen Sie die Farbe, falls erforderlich. Sie können auch eine eigene Farbe erstellen, indem Sie auf den entsprechenden Menüpunkt klicken. Klicken Sie auf OK.

Schließen Sie das Fenster Rollen verwalten.

In den Einstellungen für jedes Feld können Sie nun eine Rolle für den Benutzer auswählen, der das Feld ausfüllen soll.

Sobald Sie eine Rolle für ein Feld definiert haben, wird es entsprechend eingefärbt, um die Aufmerksamkeit des Benutzers zu erregen.

4. Das erstellte Formular in der Vorschau anzeigen

Um das resultierende Formular zu sehen, gehen Sie auf die Registerkarte Formular -> Formular anzeigen. Diese Option zeigt das Formular so an, wie es für Benutzer mit Zugriffsrechten zum Ausfüllen von Formularen verfügbar ist.

Außerdem können Sie eine Rolle aus der Dropdown-Liste auswählen und sehen, wie das Formular für eine Person mit einer bestimmten Rolle aussehen wird.

5. Das ausfüllbare Formular speichern

Unsere Verkaufsvereinbarung ist fertig zum Ausfüllen.

Speichern Sie die Formularvorlage als Standard-PDF-Datei, um sie weiterzugeben und online auszufüllen.

Verwenden Sie die Schaltfläche Als PDF speichern, um dies mit einem Klick zu erledigen. Geben Sie das Formular dann mit der Berechtigung zum Ausfüllen von Formularen weiter oder übermitteln Sie es zum Ausfüllen in einer beliebigen Anwendung, die die Arbeit mit PDF-Dateien unterstützt.

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