Projektüberwachung: Definition, Vorteile, Verwendung

Es gibt verschiedene zuverlässige Projektkontrolle-Methoden und Tools. Um Risiken und Verluste zu reduzieren, stellen viele Teams Projektkontrollanalysten ein, die viel Zeit der Planung widmen und über Kenntnisse in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen und Betriebswirtschaft verfügen.

In diesem Artikel erklären wir, was Projektüberwachung sind und warum sie wichtig ist, beschreiben die wichtigsten Komponenten und erfahren, wie Sie das agile Projektmanagement mit spezieller Software verbessern können.

Was ist Projektüberwachung?

Unter Projektüberwachung (auch Projektkontrolle) verstehen wir eine Reihe von Tools und Prozessen für Zusammenfassung erforderlicher Daten von einem Spezialisten. Diese Daten werden später analysiert und als Grundlage für die Entscheidungen hinsichtlich Kosten, Zeit und Leistung verwendet. Es geht also um die Kontrolle über ein Projekt.

Projektüberwachung soll regelmäßig wiederholende Maßnahmen umfassen. Sie hilft Unternehmen dabei, wichtige Informationen zu gewinnen, darunter mögliche Ergebnisse, Vorteile, Kosten, Qualität usw. In diesen Bereichen wird die Projektüberwachung aktiv verwendet:

• Strategie und Methodologie,
• Zeitplanung und -management,
• Einschätzung von Kosten,
• Risikomanagement,
• Optimierung von Projektmanagement.

Diese Liste ist nicht vollständig und kann bei jedem Team unterschiedlich sein. In der Hierarchie eines Unternehmens wäre ein Spezialist für Projektüberwachung einem Projektmanager gegenüber verantwortlich, der die analysierten Daten an Entscheidungsträgern weiterleiten und präsentieren würde. Somit können Entscheidungsträger Änderungen in der Kampagne vorschlagen, wenn notwendig.

Nach verschiedenen Stellenangeboten erwarten Unternehmen von einem Spezialisten für Projektkontrollen Kenntnisse in der Kommunikation und grundlegende Qualifikationen in Management. Zusätzlich kann die Ausbildung in einem relevanten Bereich, mehrere Jahre Erfahrung im Management und Kenntnisse über spezialisierte Softwarelösungen erforderlich werden.

Projektüberwachung vs. Projektmanagement

Obwohl diese Begriffe verwendet werden, um den Akt einer erfolgreichen Umsetzung eines Projekts zu beschreiben, haben sie Unterschiede.

Projektmanagement ist ein Oberbegriff und bedeutet die Leitung der Teamarbeit. Dieser kann auch mehrere Teilaufgaben z. B. HR-Prozesse, die Überprüfung von Leistungen oder das Bewerten von Projektansätzen beinhalten. Das Hauptziel besteht in der Regel darin, die besten Ergebnisse gegen die Einschränkungen zu erzielen, die unter anderem Qualität und Fälligkeitsdaten umfassen.

Projektüberwachung gehört zu den Teilaufgaben des Projektmanagements. Dabei liegt der Schwerpunkt auf Kosten und Zeitplanung. Das wesentliche Ziel ist es, Kosten und Zeitpläne so nah wie möglich an den ursprünglichen Schätzungen zu halten.

5 Wege zu erfolgreichen Projektkontrollen

Die Bedeutung der Projektkontrollen sollte von jeder Person, die im Management tätig ist, erkannt werden. Diese fünf grundlegenden Tipps können Ihnen helfen, die Berechenbarkeit zu erhöhen, Kosten zu senken und damit die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.

1. Projektüberwachung und -steuerung

Genau hier fangen Sie an, Daten über mögliche Budgetprobleme und verspätete Lieferungen zu sammeln. Aufgrund Ihrer Beobachtungen können Sie später Änderungen an der Strategie vornehmen, eine Roadmap und eine Checkliste mit Maßnahmen erstellen, die ergriffen werden müssen, damit Ihr Team die erwarteten Ergebnisse vermögen kann.

2. Fortschrittsverfolgung mit Gantt-Diagrammen

Visualisieren Sie die derzeit laufenden Prozesse, um einzuschätzen, ob einige Aufgaben nur nach dem vereinbarten Fälligkeitsdatum geliefert werden können. Um die Implementierung zu beschleunigen, können zusätzliche Kosten und Humanressourcen erforderlich sein.

3. Kostenanalyse

Die Budgetierung ist eine der Hauptaufgaben jedes Managers für Projektkontrolle. Lesen Sie die vorherigen Berichte, wenn diese verfügbar sind, und verwenden Sie die ähnliche Methode in Ihren zukünftigen Entwürfen. Beziehen Sie direkte und nicht direkte Kosten mit ein, sammeln Sie die erforderlichen Unterlagen und ziehen Sie Schlussfolgerungen. Idealerweise entsprechen Ihre Ausgaben der im Budget für einen bestimmten Zeitraum angegebenen Summe.

4. Änderungskontrolle im Projektmanagement

Projektmanager oder Stakeholder können Änderungen vorschlagen. In beiden Fällen garantieren Änderungen selbst nicht, dass ein Problem vollständig verschwindet. Um sicherzustellen, dass sie lohnenswert sind, verfolgen Sie jede Änderung in jedem Schritt des Projektzyklus. Bewerten Sie die Auswirkungen auf die Leistung und akzeptieren oder lehnen Sie die Änderung ab.

5. Verwendung von Tools für Projektüberwachung

Angesichts vieler Manager-Aufgaben und analysierender Informationen können die Mitarbeiter alles mit einem Notizbuch und einem Stift nicht bewältigen. Es gibt eine Lösung – wählen Sie die geeigneten Tools für die Projektüberwachung.

Implementierung von Projektkontrollen mit ONLYOFFICE

In Remote-Teams müssen Manager über Kenntnisse in Software und Tools für die Projektüberwachung verfügen. Glücklicherweise gibt es heute viele Tools und Anwendungen, die die Kontrolle des Projektmanagements so effektiv wie möglich machen. Einige Beispiele sind ARES Prism, Ecosys, Oracle Construction and Engineering usw.

Am Beispiel von ONLYOFFICE Workspace, einer umfassenden kollaborativen Plattform, die ein dediziertes Modul für das Aufgabenmanagement enthält, können wir nun die Ansätze zur Projektüberwachung in die Praxis umsetzen.

Projektfortschritt und den Zeitplan verfolgen. Durchsuchen Sie Projekte, Fälligkeitsdaten und Aufgaben für alle Teammitglieder. Bewerten Sie die Leistung und den aktuellen Status mithilfe von Zeitnachverfolgung. Öffnen Sie das Modul Kalender, um persönliche Kalender und Gruppenkalender zu erstellen. Aktivieren Sie Benachrichtigungen per E-Mail oder Telegram, um Ereignisse zu verfolgen.

Meilensteine festlegen. Planen Sie den Workflow mithilfe von Meilensteinen, wichtigen Punkten im Projektfortschritt.

Gantt-Diagramme erstellen, um verspätete Lieferungen vorherzusagen. Durchsuchen Sie Termine, und sehen Sie, wie viele Aufgaben gleichzeitig umgesetzt werden. Schlagen Sie Änderungen in der Zeitplanung vor, um Projekte rechtzeitig abzuschließen und Kosten zu vermeiden.

Berichte generieren. Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Projekts mit automatisch generierten Berichten. Die Datei wird als Tabellenkalkulation geöffnet, und Sie können sie bearbeiten, ausdrucken oder bei Bedarf herunterladen. Standardmäßig werden alle erstellten Berichte im Abschnitt Meine Dokumente des Moduls Dokumente gespeichert.

Kostenanalyse in Tabellenkalkulationen anordnen. Öffnen Sie das Modul Dokumente — hier können Sie neue Kostenbewertungen von Grund auf neu erstellen, Filter verwenden, Sparklines zur Trendanalyse hinzufügen, bedingte Formatierungen anwenden, Werte vergleichen und vieles mehr. Gewähren Sie Projektmanagern oder Stakeholdern Zugriff auf die Datei, um Informationen mit ihnen auszutauschen.

Mit dem Team kommunizieren. Wenden Sie sich an das Team und besprechen Sie die Probleme für jedes Projekt, informieren Sie sich über den Fortschritt der Aufgabe, hängen Sie Berichte und Analysen an, starten Sie Diskussionen.

ONLYOFFICE Workspace ist ein kollaboratives Büro, das mit den Online-Editoren und einer voll ausgestatteten Plattform für die Zusammenarbeit mit Tools für Dokumenten- und Projektmanagement, Kommunikation, Planung, Verwaltung von Kundenbeziehungen und mehr ausgestattet ist. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle über das Projektmanagement zu verbessern, auch in der Cloud oder auf einem privaten Server.

IN CLOUD STARTEN VOR ORT BEREITSTELLEN

 

Fazit

Projektüberwachung umfasst wichtige Prozesse, die einen klareren Blick auf zukünftige Kosten und Planung bieten. Die gesammelten und analysierten Informationen helfen den Stakeholdern, die Umsetzung ihres Projekts zu korrigieren, um zusätzliche Verluste und verspätete Lieferungen zu vermeiden. Mit spezieller Software wie ONLYOFFICE Workspace wird die Projektüberwachung einfach und effizient.