Wie ONLYOFFICE und Nextcloud effektive Online-Zusammenarbeit bei Vegan in Leipzig gewährleisten

Heute stellen wir das Projekt „Vegan in Leipzig“ vor, das ONLYOFFICE Docs in Kombination mit Nextcloud benutzt, um eine effektive Online-Kommunikation zwischen seinen Aktivist/innen zu unterstützen. Christo H., ehrenamtlicher Administrator von Vegan in Leipzig, berichtet über die Erfahrungen seines Teams.

Über Vegan in Leipzig

„Vegan in Leipzig“ ist ein noch recht junges Kooperationsprojekt von Leipziger Gruppen, die sich für die vegane Ernährungsweise und die Rechte von Menschen und Tieren einsetzen.

Mit kostenlosen Informationsangeboten wie den veganen Karten (Restaurants, Ärzte und Ärztinnen, Lieferdienste, etc.), einem Veranstaltungskalender und einer Übersicht verschiedener Austauschmöglichkeiten soll die Webseite des Projekts als zentrale Anlaufstelle für Informationssuchende und ein Anknüpfungspunkt für die Möglichkeiten ehrenamtlichen Engagements bei den Leipziger Gruppen dienen.

Um diese Ziele zu unterstützen, nutzen ungefähr 100 Aktivist*innen zur Zusammenarbeit eine selbst betriebene Arbeitsplattform mit zahlreichen Onlinewerkzeugen. ONLYOFFICE ist durch die Nextcloud-Integrationsapp verknüpft und spielt dabei eine zentrale Rolle.

Bildquelle: www.vegan-in-leipzig.de

Warum ONLYOFFICE

Da die Basis für die von Vegan in Leipzig genutzte Kollaborationsplattform eine selbstverwaltete Nextcloud ist, suchte man eine browserbasierte Software zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, die sich nahtlos und leicht zugänglich in Nextcloud integriert.

Ein weiterer Dienst mit externen Accounts und Datenspeicherung im Ausland kam für die Administration des Projekts dabei grundsätzlich nicht infrage. Eine lokal installierte Softwarelösung (z.B. LibreOffice) mit anschließender Synchronisation schien kein gangbarer Weg, da man die Endgeräte der Nutzer*innen nicht fernwarten kann und alle Mitarbeitenden dieselbe Softwareversion nutzen sollten. Gebräuchliche und kostenlose Pad-Lösungen (z.B. Etherpad) bieten hingegen nur einen sehr rudimentären Funktionsumfang.

Dabei standen uns ONLYOFFICE und Collabora zur Auswahl, wobei erstere uns auf Anhieb gefiel, da sie den bekannten und verbreiteten Office Suiten sehr nahe kommt. Zudem gab es die Möglichkeit über den „Demo Document Server“ die Lösung vorher auf Eignung zu testen.

ONLYOFFICE-Nextcloud Integration

Christo erzählt, dass sie die Installationsmethode basierend auf dem Docker Image und dem Sicherheitstoken zur Authentifizierung wählten. Der gesamte Installationsprozess bis zum funktionierenden System dauerte keine 10 Minuten.

Während die Verwendung der Docker Images recht gut dokumentiert ist, wäre eine zentrale und übersichtlichere Gegenüberstellung der unterschiedlichen Lizenzmodelle wünschenswert. Die Recherche hierfür hat ironischerweise mehr Zeit als die Installation in Anspruch genommen.

Weiterhin positiv hervorzuheben ist, dass Aktualisierungen bisher komplett problemlos vonstatten gingen und kein einziger Ausfall zu verzeichnen war.

Am meisten benötigte Funktionen

Die Nutzer*innen von Vegan in Leipzig erzählen, welche Aufgeben sie mit ONLYOFFICE erfüllen.

Am häufigsten werden Protokolle von Planungstreffen und Plena live während der Konferenz angefertigt und sind für alle Teilnehmenden zeitgleich editierbar.

Oft müssen längere Dokumente für externe Kommunikation (Pressemitteilungen, Textinhalte für Social Media und Bilddateienaustausch) von mehreren Personen angefertigt und bestätigt werden. Zudem helfen auch Tabellen beim Erfassen von Daten für die veganen Karten.

Gelegentlich teilen sie Dokumente mit externen Nutzer*innen, die problemlos sofort bearbeitet werden können, beispielsweise für offene Teilnahmelisten.

Die wichtigsten Funktionalitäten dabei sind:

• gleichzeitige Bearbeitung während Konferenz (mehrere Cursor);
• Kommentarfunktion für zeitlich versetzte Revisionen;
• Möglichkeit, Präsentationen im Browser zu erstellen/anzupassen und direkt im Anschluss als Basis für BigBlueButton-Konferenzen nutzen zu können.

Nahtlose Zusammenarbeit

Der Einsatz von ONLYOFFICE ermöglicht bei Vegan in Leipzig erstmals eine strukturierte Zusammenarbeit an Dokumenten, die ohne Schulungs- und Installationsaufwände stattfinden kann. Die Notwendigkeit für ein technisches Onboarding für Nutzer*innen und Gruppen ist dabei nahezu komplett entfallen.

Durch die gut zugängliche und zuverlässige Cloudlösung haben es sich die Nutzer*innen angewöhnt, Office-Dokumente direkt im Browser anzulegen, und verzichten dabei auf lokale Dokumentenablagen. Dadurch entsteht eine hohe Synchronizität und es kommt nicht mehr zu Situationen, in denen man auf den Upload von Dokumenten anderer warten muss.

Vegan in Leipzig empfiehlt ONLYOFFICE

Aus Sicht der Mitarbeitenden von Vegan in Leipzig ist ONLYOFFICE die komfortabelste und zugleich professionellste Webofficelösung für Nextcloud und steht den proprietären Lösungen von Google und Microsoft um nichts nach. Im Vergleich zu letztgenannten bleiben die Dokumente und Personendaten jedoch „zu Hause“.

Die Zustimmung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden liegt bei nahezu 100%. Es gab soweit keine Ablehnung der Tools, Feature Requests oder Meldung von technischen Problemen.

Als Administrator würde ich soweit gehen und sagen, dass ONLYOFFICE der Teil unserer Anwendungslandschaft ist, der mit Abstand am wenigsten Wartung erfordert.