ONLYOFFICE Guidebook Teil 2: Zusammenarbeit

Hallo liebe Freunde!

Heute setzen wir unsere Reihe von Artikeln über die Arbeit mit Dokumenten fort und führen Sie durch die Funktionen der Zusammenarbeit, die sich in der Oberfläche von Online-Editoren befinden. Lesen Sie den Artikel und erfahren Sie mehr darüber.

In ONLYOFFICE versuchen wir immer Ihre Arbeit schneller, einfacher und produktiver zu gestalten. Sie haben jedoch möglicherweise einige Funktionen verpasst, die in Ihrer täglichen Routine hilfreich sein könnten.

Nach unserem vorherigen Artikel  auf Medium über einige Tricks von ONLYOFFICE Editoren werfen wir nun einen Blick auf die Möglichkeiten zur kollaborativen Arbeit von ONLYOFFICE. Lasst uns damit beginnen!

Zusammenarbeit in ONLYOFFICE erfolgt in Echtzeit. Sie können sehen, was die anderen sofort eingeben, wenn sie dem Text neue Elemente hinzufügen.

Wechseln Sie in den halbformalen Bearbeitungs-Modus, so können Sie den ausgewählten Teil des Dokuments privat bearbeiten, bis Sie mit einem anderen Teil des Textes fortfahren, um Ablenkungen zu vermeiden. Der formale Modus ist standardmäßig aktiviert und es ist jederzeit möglich, zur privaten Bearbeitung im Menü Erweiterte Einstellungen zu wechseln.

Für einfachere Zusammenarbeit haben wir unseren Editoren 2 Optionen hinzugefügt: Kommentare und Chat.
Kommentare sind eine einfache Möglichkeit, Vorschläge zu machen und Fragen zu stellen. Wenn das Problem gelöst ist, kann der Kommentar ausgeblendet werden, indem er als abgeschlossen markiert wird (Alle Kommentare werden im Abschnitt “Kommentare” auf der linken Seitenleiste anzeigt).

Ein eingebauter Chat, der sich ebenfalls auf der linken Seite befindet, ist ein perfektes Instrument, um online mit Benutzern, die den Zugriff auf das Dokument haben, zu diskutieren.

Mit dem Modus “Nachverfolgen von Änderungen” können Sie Ihre Eingaben im Text markieren, sodass andere sie überprüfen können, wobei man diese entweder akzeptiert oder ablehnt. Dieses Tool ist in dem Fall wichtig, wenn Sie beispielsweise einen Vertrag oder die Unterlagen bearbeiten, damit andere sehen können, was und zwar von wem geändert wurde.

Diese Funktionen befinden sich in der Registerkarte “Zusammenarbeit”:

• Nachverfolgen von Änderungen zum Ein- und Ausschalten des Modus.
• Anzeigemodus ermöglicht das Dokument mit allen Änderungen (Markup), mit übernommenen Änderungen (Endgültig ) oder in seiner ursprünglichen Formall (Original) zu sehen.
• “Vorherige Änderungen” und “Nächste Anderungen” zum Navigieren zwischen Benutzer-Änderungen.
• “Annehmen” und “Ablehnen”, um die entsprechenden Befehle auszuführen.

Wenn Sie die Änderungen zufällig akzeptiert oder abgelehnt haben, können Sie den Inhalt mit der Option “Versionshistorie” wiederherstellen. Diese gibt einen Überblick über die Änderungen jedes Benutzers in Dokumenten.

Entweder aus einem Ordner im Modul Dokumente oder direkt aus dem Editor können Sie das Freigabefenster aufrufen, um Zugriffsrechte für das Dokument zu verwalten. Hier können Sie den Zugriff für jede Person, einzelne Gruppe oder mehrere Gruppen festlegen (indem Sie zuerst die Art der Zugriffsrechte auswählen) und das Dokument mit der oder ohne Benachrichtigung zu teilen. Die verfügbaren Arten von Zugriffsrechten in ONLYOFICE sind Anschau, Überprüfen und Bearbeitung.

Dokumente können auch über einen externen Link geteilt oder überall eingebettet werden, indem die Funktionen des Freigabe-Fensters genutzt werden.

Eine andere Möglichkeit, Dokumente direkt mit der Ressource zu teilen, ist ein WordPress-Plugin, das in der Version 9.6 veröffentlicht wurde (funktioniert nur mit Ressourcen, die auf WordPress basieren).

Das Dokument kann auch von anderen Benutzern mit der Option Blockieren im Menü für die weitere Bearbeitung gesperrt werden. Dies verhindert jegliche Änderungen im Dokument durch andere, unabhängig davon, welche Art von Zugriffsrechten sie hatten. Die Blockierung kann durch das Klicken auf den Befehl Blockierung aufheben rückgängig gemacht werden.

Heutzutage unterstützen sowohl die Android als auch die iOS-Documents Apps die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit. In Zukunft werden wir auch Kommentare und Module für die Zusammenarbeit einführen, um die Arbeit auf Mobilgeräten zu vervollständigen.

Wenn Sie Fragen haben, hinterlassen Sie Ihre Kommentare unten. Für technische Unterstützung besuchen Sie unser Entwicklerforum.

Finden Sie ONLYOFFICE Funktionen für die Zusammenarbeit nützlich? Schreiben Sie uns eine Bewertung auf Capterra oder G2 Crowd. Wir warten auf Ihr Feedback!