Der Jugend-Fußballverein nutzt ONLYOFFICE zur Koordinierung des Management-Teams

Heute erzählen wir Ihnen die Geschichte des Fußballvereins “Twickenham Tigers”, der in dem Jugendverband spielt. Das Unternehmen wird von einem verteilten Team geleitet, das per E-Mail kommuniziert. Es hat kein Büro und keine eigene IT-Infrastruktur, muss aber die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und der Child Safeguarding-Gesetzgebung erfüllen.

Um die E-Mails-Flut zu stoppen und persönliche Daten zu schützen, entschieden sich die Manager von Twickenham Tigers, ONLYOFFICE umzusetzen. In diesem Beitrag teilt der Vorsitzende und Clubsekretär Ralph Bye seine Team-Erfahrung.

Der “Twickenham Tigers” Fußballverein ist ein Jugendfußballverein für gemischte Altersgruppen von Kindern unter 7 Jahren bis Jugendliche unter 18 Jahren.

“Wir haben über 120 Kinder mit natürlich 240 Eltern”, sagt der Clubsekretär. “Die Gruppen sind in Teams nach dem Alter gruppiert und spielen in lokalen Ligen gegen andere Mannschaften ihres Alters.”

Diese Сommunity wird von 25 Personen verwaltet, die über Kinderschutzregeln, DSGVO-Regeln und jede Mannschaft Spieler, Dienstpläne und Zeitpläne erfahren müssen.

Die zwei wichtigsten Gründe für die Entscheidung waren die DSGVO und die vertraute Benutzeroberfläche.

“Ich habe Office 365, Google GSuite, Confluence und TeamDrive getestet. Aber nur ONLYOFFICE schien für alle Teammitglieder sehr praktisch zu sein. Tatsache ist, dass ein erheblicher Teil davon Menschen im Alter von 45 bis 55 Jahren sind, die an Microsoft Office gewohnt sind “, erklärte Ralph Bai.

Das Managementteam von Twickenham Tigers schätzt den Cloud-basierten Zugriff auf Dokumente am meisten. Eine weitere wichtige Sache ist die rollenbasierte Zugriffsberechtigung. Die Clubdokumente sind in zwei Gruppen unterteilt. Die erste ist “Club Niveau “, wo Dokumente und Informationen, die jeder im Club braucht, gespeichert, beibehaltet und abgerufen werden.

Die zweite ist “Team Niveau”. “Und hier wird es interessant”, sagt Ralph. “Jede Team-Altersgruppe hat ihren eigenen Ordner (unter einem Saison-Jahr) und die Gruppenrechte. Jeder relevanten Gruppe wird ein Manager zugewiesen. Dies trennt und sichert, wer in der Lage ist, Details von Kindern zu sehen, die auf ihrer eigenen Altersstufenebene beteiligt sind.”

ONLYOFFICE scheint für eine solche Struktur ideal zu sein. Die Dokumente und gemeinsame Ordner sind die Hauptnutzungsbereiche für das Management-Team. Die Twickenham Tigers könnten genauso gut den ONLYOFFICE Mail Server mit ihrer eigenen Domain verwenden, um ihre Identität klar zu definieren. “Der Blogging-Bereich wäre nützlich, um dauerhafte Mitteilungen zu machen”, ergänzt der Vorsitzende.

Der Clubsekretär wird die Desktop- und mobilen Apps fördern, da diese einen nahtlosen Zugriff auf unser Dokumenten-Repository bieten. “Ich kann sehen, dass unsere Manager sehr beeindruckt sind, wenn sie die mobile App verwenden, um schnell einen Teamplan oder eine Clubrichtlinie zu finden, die von der Spielfeldseite aus referenziert werden müssen. Die Verfügbarkeit von Desktop-Tools auf allen wichtigen Plattformen ist ebenfalls ein beneidenswerter Vorteil “, sagt er.

Das Hauptziel ist es, die jährliche Verwaltung von Dokumenten-E-Mails zu reduzieren. Das Team aber ist der Meinung, dass man mit ONLYOFFICE noch mehr erreichen kann. “Diese Lösung scheint ein sehr nachhaltiges Modell zu bieten, das jahrelang von den Beteiligten in seinem Dienst eingehalten wird”, schließt Bye.

Der Fußballverein hat einen gemeinnützigen Status, was bedeutet, dass er die ONLYOFFICE Cloud-Lösung kostenlos nutzt. Wenn Sie mehr über das Non-Profit-Programm erfahren möchten, besuchen Sie diese Seite.