كيفية إضافة ختم إلى ملف “PDF”

تُعدّ الأختام في ملفات “PDF” وسيلة فعالة لوضع علامات على المستندات كموافَق عليها أو سرية أو مُراجَعة، أو لإضافة ملاحظات وتوقيعات. في هذا المقال، نستعرض لكم كيفية استخدام هذه الميزة.

ما هي أختام “PDF”؟

الختم في ملف “PDF” هو عنصر مرئي يُضاف إلى المستند لتوضيح حالته أو تقديم معلومات مهمة أو تخصيصه بعلامة تجارية. يمكن أن تحتوي الأختام على نصوص أو تواريخ أو صور أو مزيج من هذه العناصر وهي تعمل بنفس طريقة الأختام التقليدية بالحبر، لكن يتم تطبيقها رقميًا مما يسهم في تحسين كفاءة سير العمل الاحترافي.

استخدامات أختام “PDF”

تُستخدم أختام “PDF” على نطاق واسع في العمليات التجارية والقانونية والإدارية حيث تُسهّل إدارة المستندات من خلال تمييز الملفات بمعلومات واضحة. ومن أبرز استخداماتها:

•  الموافَقات والمراجعات: تُستخدم أختام مثل “موافَق عليه” و”مرفوض” أو “قيد المراجعة” للإشارة إلى حالة المستند.
•  التصنيفات السرية: تساعد التسميات مثل “سري” أو “للاستخدام الداخلي فقط” في حماية المعلومات الحساسة.
•  المعاملات المالية: تُستخدم أختام مثل “مدفوع” أو “متأخر” أو “تمت معالجة الفاتورة” في المحاسبة وتوثيق السجلات.
•  الأختام والشعارات الرسمية: تعتمد الشركات أختامًا مخصصة تحمل علامتها التجارية لإضفاء الطابع الرسمي على المستندات الرقمية.
•  التواريخ والتوقيعات: تضمن الأختام التي تحتوي على طوابع زمنية أو توقيعات رقمية التحقق من المستندات وتحقيق المساءلة.

الأختام الشائعة لمستندات “PDF”

توجد العديد من أنواع الأختام في ملفات “PDF” لكن الأبرز بينها تشمل:

•  الأختام التجارية القياسية – موافق عليه، مرفوض، مسودة، نهائي، نسخة، عاجل.
•  أختام قانونية وامتثالية – سري، غير مخصص للتوزيع، موقَّع ومختوم.
•  الأختام المالية – مدفوع، مستحق، متأخر، تمت معالجة الفاتورة.
•  الأختام المخصصة للعلامات التجارية – شعارات الشركات وأختام الأقسام والعلامات المائية الرقمية.
•  أختام التاريخ والوقت – إضافة التاريخ الحالي تلقائيًا إلى المستند.

كيفية إدراج ختم في ملف “PDF”

يحتوي محرر “PDF” لدى”ONLYOFFICE” على مجموعة من الأختام الجاهزة التي تلبي احتياجات الأعمال الشائعة ويسمح لكم بإدراج الأختام بسهولة. إليكم دليل خطوة بخطوة لإضافة الأختام:

1. افتحوا ملف “PDF” في محرر “PDF” من ONLYOFFICE. يمكنكم إضافة الختم سواء كنتم في وضع التعليق أو التحرير.

2. انتقلوا إلى تبويب “التعليقات” في شريط الأدوات العلوي.

3. انقروا على “ختم” واختروا من الخيارات المتاحة.

4. قوموا بضبط موقع وحجم الختم حسب الحاجة.

5. احفظوا المستند لتثبيت التعديلات.

كيفية إنشاء أختام مخصصة

يقدم محرر “PDF” من”ONLYOFFICE” أيضًا أختامًا مُعَرفَة تحتوي تلقائيًا على اسم المستخدم* الذي يقوم بإضافة الختم وتاريخ اليوم. هذه الأختام مفيدة بشكل خاص في عمليات الموافقة والمراجعة.

الأختام المُعَرفَة المتاحة تشمل: موافق عليه، تم الاستلام، تم المراجعة، تم التعديل.

بعد اتباع الخطوات المذكورة لإضافة الختم إلى ملف “PDF” سيتم إضافة البيانات تلقائيًا.

*يمكنكم تعريف اسم المستخدم في محررات سطح المكتب عند نافذة البدء -> الإعدادات.

تُسهم هذه الميزة في تسهيل تتبع موافقات ومراجعات المستندات مما يجعل سير العمل أكثر شفافية وكفاءة.

استخدام أختام “PDF” في محررات “ONLYOFFICE”

حاولوا إضافة أختام “PDF” عبر الإنترنت باستخدام حساب “DocSpace” مجاني أو قموا بتحميل محررات “ONLYOFFICE” لسطح المكتب لأنظمة “Windows” و”Linux” و”macOS”:

ابدأوا عبر الإنترنت           احصلوا على تطبيقات سطح المكتب

اكتشفوا جميع الميزات الجديدة في الإصدار 8.3: