ONLYOFFICE في مدينة Hopewell

أثناء الوباء، اعتمدت مدينة Hopewell بولاية فرجينيا ONLYOFFICE Workspace Enterprise لتمكين العمل عن بعد لـ 500 موظف حكومي، بما في ذلك الشرطة وعمال البلديات والمسؤولين الحكوميين وغيرهم.

إذا كنت تريد معرفة المزيد عن تجربة مسؤولي Hopewell مع ONLYOFFICE، فما عليك سوى مواصلة القراءة.

حول  Hopewell

Hopewellهي مدينة تحيط بها مقاطعة برينس جورج ونهر أبوماتوكس في كومنولث فيرجينيا ويبلغ عدد سكانها حوالي 30.000 نسمة. وقد أطلق على هوبويل اسم “مدينة العجائب”. على الرغم من العديد من التحديات الماضية، بما في ذلك خسارة الصناعة التي بنتها في البداية، والحريق الذي كاد أن يدمرها في عام 1915، احتفلت Hopewell في عام 2016 بالذكرى المئوية لمدينتها.
هوبويل يبحث عن أداة التعاون

في أوقات الوباء، احتاج مسؤولو المدينة إلى أداة تعاون قوية لضمان العمل عن بعد لموظفي حكومة المدينة البالغ عددهم 500 موظف – الشرطة وعمال البلدية والمسؤولون الحكوميون، وما إلى ذلك.

قامت Concetta Manker، مديرة تكنولوجيا المعلومات المسؤولة بتحديد المتطلبات:

• الوصول الآمن عن بعد،
• مشاركة المستندات وتحريرها في الوقت الفعلي،
• التثبيت داخل المنشأة,
• واجهة مستخدم مألوفة،
• التوافق مع أنواع ملفات Word وExcel وPowerPoint،
• دعم جيد للعملاء.

Office365 والخيارات الأخرى مقابل ONLYOFFICE

كان الحل الواضح الأول هو الانتقال إلى Office365 Cloud كامتداد لشركة Microsoft لبرنامج MS Office أو استخدام التخزين السحابي مثل Dropbox أو Box. ومع ذلك، تطلبت جميع وحدات التخزين عبر الإنترنت ترحيل جميع المستندات المحلية إلى السحابة العامة، وهو ما لم يكن الخيار الأفضل للوثائق الحكومية.

بحثت الدكتورة مانكر عن البدائل وعثرت على ONLYOFFICE Workspace Enterprise الذي يبدو أنه يحتوي على معظم الميزات التي كانت تبحث عنها بالإضافة إلى التقييمات الجيدة.

اختبار مساحة العمل للمؤسسات

قرر الدكتور مانكر وفريقه تجربته وقاموا بتنزيل نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا من ONLYOFFICE Workspace Enterprise.

قام موظفو تكنولوجيا المعلومات بالمدينة بإعداد الأجهزة وتثبيتها وتكوين ONLYOFFICE للإنتاج خلال ساعتين لتكون السحابة الخاصة الجديدة للمدينة. وكانت العملية برمتها سريعة وغير مؤلمة.

بعد التثبيت، تفاجأ الدكتور مانكر وفريقه بما يلي:

• DMS مع بنية مجلدات متتالية لا تحتاج إلى شرح وسهلة الاستخدام.
• تحرير المستندات باستخدام المئات من أدوات التنسيق والتصميم والواجهة المألوفة.
• المزيد من الأدوات لإدارة المشاريع والتقويم والبريد ووحدة المجتمع باستخدام تطبيق المراسلة والمدونات والمنتديات.

يقول الدكتور مانكر:

يعمل العمل في برنامجنا السحابي الخاص مثل ONLYOFFICE على تعزيز العمل الجماعي الفعال وتحسين الاتصال وزيادة الإنتاجية في مركز مركزي واحد. لا يتعين على الموظفين استخدام العديد من منصات البرمجيات لإنجاز المهمة. ضمن ONLYOFFICE، يمكن للموظفين الآن مشاركة الملفات والأفكار وتحرير الملفات في الوقت الفعلي والدردشة مع الآخرين داخل أقسامهم أو عبر المؤسسة. لقد غيرت ONLYOFFICE بسرعة تصور موظفينا للواقع الجديد.

خاتمة

ساعد التفكير خارج الحلول الواضحة واعتماد ONLYOFFICE مدينة Hopewell على التحول بسهولة إلى العمل عن بعد وتوفير 30000 دولار من الميزانية. يقول الدكتور مانكر:

أجبر جائحة كوفيد-19 الحكومة المحلية على تغيير وجهات نظرها التقليدية حول كيفية عمل الحكومة المحلية من الناحية التكنولوجية. لقد زودتنا ONLYOFFICE بأداة ميسورة التكلفة للسماح للمدن الصغيرة بمتابعة الأفكار الكبيرة التي تتمتع بها معظم المدن الكبرى بالفعل.