كيف يشارك Kinderhaus Berlin الملفات الحساسة ويتعاون بشأنها باستخدام ONLYOFFICE DocSpace

قام Kinderhaus Berlin بتثبيت ONLYOFFICE DocSpace Server حيث حرصوا على تنسيق سير عمل المستندات. يتحدث تيمو بيترسون، موظف مكتب مساعدة في المعلومات، عن الخبراء.

  حول دار الحضانة

Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg eV (دار برلين للأطفال) هي منظمة عامة في منطقة برلين، ألمانيا، مع حوالي 45 مشروعًا بشكل مستقل عن الموقع. تشمل نطاق المهام مجالات العمل مثل المجموعات النهارية، ورعاية الطلبات الخارجية، ومجموعات الاستقلال، والمجموعات التعليمية الداخلية، ومجموعات تكاملي، وما إلى ذلك.

يعيش هنا الأطفال الذين تتراوح أعمارهم بين 0 و 18 عامًا ويرافقهم أشخاصًا منظمين في طريقهم إلى الحياة.

لماذا ONLYOFFICE DocSpace

من أجل الحصول على مزيد من الوقت للرعاية وقضاء وقت أقل في ملفات الحالة، كان kinderhaus المتحرك عن مجموعة مكتبية سهلة الاستخدام.

ويذكر السيد بيترسون انهم يجمعون بيانات حساسة خاصة. لهذا السبب كنت بحاجة إلى حل إستضافة ذاتي. ومع ذلك، أرادت Kinderhaus مواكبة العصر وتزويد موظف رعاية الشباب بفرصة العمل على الملفات الرقمية. هذا ممكن من خلال الغرف والأذونات المحدودة في ONLYOFFICE DocSpace (حيث لم يكن هناك خيار لمؤسسة أكثر أيضاً أن تكون غير قادر على تخصيص المستخدمين بمجلدات خاصة فقط).

وهذا المشروع يتطلب عدم المشاركة فيه عدد كبير من الموظفين، وبالتالي أن تكون كذلك. أثناء مرحلة الاختبار، أصبح من الواضح أن ONLYOFFICE DocSpace Server مرشح جيد لأزمة الكل في واحد.

التعاون الفعال

وفقًا للسيد بيترسون، تمثِّل جميع الأعمال الورقية بالكامل في DocSpace ويمكن أن تعمل على ملف في نفس الوقت.

أصبحت الآن تحرير المستندات والنتائج أسرع وأسهل. يتم توفير كل شيء في مكان واحد، مما يتيح المزيد من الوقت لأنشطة العمل.

في البداية، كان على الموظفين التعود على DocSpace وميزاته، ولكن الآن لم يعد يعد من المستندات الضرورية لإرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ولم يعد هناك إصدارات متعددة ومختلفة من المستندات.

هناك أيضًا سهولة الوصول إلى خادم Kinderhaus عبر تطبيق ONLYOFFICE لسطح المكتب. يستطيع المساعد الخارجي من رعاية مكتب الشباب الوصول إلى المستندات معينة دون تثبيت (شريطة أن يكون لديه هاتف ذكي للمصادقة الثنائية).

مارتينا، عاملة في مجال التربية الاجتماعية:

مزيج العمل السابق أسرع وأسهل بكثير من ذي قبل باستخدام وحدة تخزين الشبكة.