كيفية تحرير نماذج PDF بشكل تعاوني في ONLYOFFICE: دليل بسيط

حسّنت التحديثات السابقة بشكل كبير وظائف محرر PDF ONLYOFFICE وقدمت الكثير من الميزات المفيدة، بما في ذلك القدرة على حفظ التعديلات على ملف PDF الأصلي دون حفظ نسخة منفصلة والتعاون في الوقت الفعلي على ملفات PDF. سهّلت هذه التحديثات أيضًا تحرير نماذج PDF بشكل تعاوني. في هذا الدليل، ستتعلم كيفية إنشاء نماذج PDF والتعاون عليها في الوقت الفعلي بسهولة.

ما تحتاجه للبدء

أسهل طريقة للبدء في استخدام نماذج PDF ONLYOFFICE هي إنشاء حساب ONLYOFFICE DocSpace مجاني والوصول إلى منصة إدارة مستندات مخصصة في السحابة. إذا كنت تبحث عن مزيد من الأمان وخصوصية بياناتك تعني الكثير بالنسبة لك، فيمكنك نشر DocSpace على خادم Linux أو Windows الخاص بك:

ابدأ عبر الإنترنت        جرّب  ON-PREMISES

بدلاً من ذلك، يمكنك تحرير نماذج PDF بشكل تعاوني داخل النظام الأساسي الذي تستخدمه بالفعل إذا قمت بدمج ONLYOFFICE Docs. يوجد حاليًا أكثر من 40 تكاملاً متاحًا، مثل Netxcloud و ownCloud و Redmine و WordPress و Alfresco و Confluence و Odoo والمزيد. يمكنك الحصول على موصل جاهز للاستخدام لمنصتك من موقعنا على الويب أو دمج مجموعة ONLYOFFICE عبر API أو WOPI إذا لم يكن هناك تطبيق تكامل حتى الآن.

الآن دعنا نستعرض عملية التعاون عبر الإنترنت ونكتشف كيفية تحرير نماذج PDF بشكل تعاوني على سبيل المثال ONLYOFFICE DocSpace.

الخطوة 1. إنشاء نموذج PDF

نظرًا لأن ONLYOFFICE DocSpace عبارة عن نظام أساسي تعاوني قائم على الغرف، فأنت بحاجة إلى إنشاء غرفة أولاً حيث ستتعاون على نماذج PDF الخاصة بك ودعوة مستخدمين آخرين للعمل التعاوني. للقيام بذلك، انتقل إلى قسم الغرف وانقر فوق رمز + في الزاوية اليسرى العليا.

بعد ذلك، تحتاج إلى اختيار نوع الغرفة المطلوب. لأغراض التعاون، النوع المثالي هو غرف التعاون. لإنشاء واحدة، أدخل اسمها، وأضف علامة أو صورة إذا لزم الأمر، وانقر فوق إنشاء.

عند إنشاء غرفة التعاون الخاصة بك، فقد حان الوقت لإنشاء نموذج PDF. يمكنك إما تحميل ملف من جهازك أو إنشاء ملف جديد إذا نقرت على رمز + في الزاوية اليسرى العليا واخترت نموذج PDF. إذا اخترت الخيار الأخير، فسيتم عرض عليك إنشاء نموذج PDF فارغ جديد، أو تحويل أحد ملفات DOCX الموجودة بالفعل إلى نموذج أو تحديد قوالب نماذج جاهزة للاستخدام في المكتبة المدمجة.

تحتوي مكتبة ONLYOFFICE على الكثير من قوالب PDF الجاهزة لأغراض تجارية مختلفة، من العقود والاتفاقيات القانونية إلى السير الذاتية وقوائم المهام. إذا أعجبك أحد القوالب المتاحة، فانقر بزر الماوس الأيمن فوقه واختر إنشاء من قائمة السياق.

بغض النظر عن الخيار الذي تختاره لإنشاء نموذج PDF الخاص بك، فسيتعين عليك إدخال اسمه والنقر فوق الزر إنشاء. تهانينا! لقد أنشأت للتو أول نموذج PDF خاص بك ويمكنك المتابعة إلى الخطوة التالية.

الخطوة 2. دعوة الآخرين للتعاون معك

الآن بعد أن أصبح نموذج PDF الخاص بك جاهزًا، فأنت بحاجة إلى دعوة أشخاص آخرين إلى غرفة التعاون الخاصة بك. عند الدعوة، سيتمكن المؤلفون المشاركون لك من الوصول إلى جميع الملفات المخزنة في غرفتك ويكونون قادرين على تنفيذ الإجراءات اعتمادًا على دورهم.

لدعوة شخص ما، انقر فوق رمز النقاط الثلاث في الزاوية اليسرى العليا وحدد دعوة المستخدمين من قائمة السياق. في النافذة الجديدة، يمكنك إما دعوة أشخاص عبر رابط التخويل الذاتي أو دعوتهم يدويًا عن طريق إدخال اسمهم (إذا كانوا ينتمون بالفعل إلى DocSpace الخاص بك) أو البريد الإلكتروني إذا لم يكونوا مسجلين حتى الآن.

في كلتا الحالتين، من الضروري تحديد دور لكل شخص مدعو. في DocSpace، هناك الكثير من الأدوار:

• مسؤولو الغرفة يمكنهم إدارة غرفهم ودعوة مستخدمين جدد وتعيين الأدوار؛
• المستخدمون الأقوياء يمكنهم إنشاء ملفات جديدة في غرفتهم ولكن ليس لديهم إذن لإدارة المستخدمين؛
• المحررون يمكنهم تنفيذ جميع عمليات التحرير في الملفات الموجودة بالفعل ولكن لا يمكنهم إنشاء ملفات جديدة؛
• المشاهدون يمكنهم فقط عرض المستندات.

يرجى ملاحظة أن بعض الأدوار متاحة على أساس مدفوع. لمعرفة المزيد حول أدوار DocSpace، ارجع إلى هذا الدليل في مركز المساعدة الخاص بنا أو شاهد الفيديو أدناه:

بعد دعوة جميع الأشخاص المطلوبين وتحديد أذونات الوصول الخاصة بهم، يمكنك بدء عملية التحرير المشترك.

الخطوة 3. تحرير نموذج PDF الخاص بك

مع محرر PDF ONLYOFFICE، يُسمح لك بتحرير نموذج PDF الخاص بك كمستند نصي بسيط. يمكنك استخدام أدوات التحرير والتنسيق المختلفة لجعل النموذج يبدو بالطريقة التي تريدها. يمكنك تطبيق خطوط مختلفة وتغيير حجمها، والاختيار من بين إعدادات التنسيق المسبقة، وإدراج الجداول والصور والأشكال والكائنات الأخرى، وتكوين الهوامش، وإضافة جداول المحتويات والمراجع المتقاطعة، والمزيد.

الأهم من ذلك، أن أداة إنشاء النماذج ONLYOFFICE تجعل من الممكن العمل مع أنواع مختلفة من الحقول. عند العمل على النموذج الخاص بك، يمكنك الاختيار من بين الأنواع التالية المتاحة في علامة التبويب النماذج:

• حقول النص؛
• مربعات التحرير والسرد؛
• القوائم المنسدلة؛
• مربعات الاختيار؛
• أزرار الخيارات؛
• صور؛
• عناوين البريد الإلكتروني؛
• أرقام الهواتف؛
• التاريخ والوقت؛
• الرموز البريدية؛
• بطاقات الائتمانية؛
• حقول مركبة.

علاوة على ذلك، يأتي الإصدار 8.2 مع نوع حقل جديد، حقل التوقيع، والذي يسمح لك بتوقيع نماذج PDF باستخدام صورة.

يحتوي كل حقل على بعض الخصائص، مثل عنصر نائب أو تلميح، المصممة لتسهيل ملء نماذجنا الجاهزة. ميزة مفيدة أخرى هي القدرة على تعيين أدوار المستلمين. هذا يعني أنه يمكنك تحديد من يحتاج إلى ملء هذا الحقل أو ذاك في نماذج PDF الخاصة بك. يتم تمييز كل دور مستلم بلون، بحيث يمكن للمستخدمين تحديد جميع الحقول التي يحتاجون إلى ملئها بصريًا.

الخطوة 4. استخدام ميزات ONLYOFFICE التعاونية

عند تحرير النموذج الخاص بك مع أشخاص آخرين، يمكنك استخدام ميزات التعاون المختلفة المتاحة في علامة التبويب التعاون لجعل عملية التحرير المشترك أكثر ملاءمة. إليك ما يمكنك فعله في ONLYOFFICE:

1. التبديل بين وضعين للتحرير المشترك. يمكنك تأليف النماذج عبر الإنترنت في الوقت الفعلي باستخدام الوضع السريع، الذي يعرض جميع التغييرات فور إجرائها، أو العمل بشكل خاص في الوضع الصارم وجعل تعديلاتك مرئية للآخرين بعد النقر فوق الزر حفظ.

2. ترك التعليقات وإدارتها. عند التعاون، يمكنك ترك تعليقات لمناقشة شيء ما والإشارة إلى مستخدمين آخرين في التعليقات باستخدام @. يمكنك أيضًا إدارة التعليقات أو فرزها أو حذفها.

3. التواصل مع المؤلفين المشاركين الآخرين. يعد التواصل حجر الزاوية في التعاون الناجح، لذا يسمح لك ONLYOFFICE بالدردشة مع زملائك في الفريق مباشرة في النموذج الخاص بك عن طريق تبادل الرسائل النصية في الدردشة المدمجة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تمكين مكونات Jitsi أو Rainbow لعقد مؤتمرات الفيديو في الوقت الفعلي.

4. تتبع التغييرات في الوقت الفعلي. باستخدام ميزة Track Changes، يمكنك مراجعة التغييرات التي أجراها المتعاونون الآخرون. قبول أو رفض تغييراتهم واحدًا تلو الآخر أو كلها مرة واحدة.

5.إدارة جميع إصدارات ملف PDF الخاص بك. باستخدام ميزة محفوظات الإصدارات، يمكنك بسهولة التحقق من من أنشأ كل إصدار من الملف ومتى تم ذلك. إذا لزم الأمر، يمكنك استرداد أحد الإصدارات السابقة.

الخطوة 5. إرسال النموذج الخاص بك إلى غرفة تعبئة النماذج

الآن بعد أن أصبح نموذج PDF الخاص بك جاهزًا، يمكنك نسخه إلى إحدى غرف تعبئة النماذج في DocSpace الخاص بك. تم تقديم نوع الغرفة هذا مع ONLYOFFICE DocSpace v2.6 لتسهيل العمل مع النماذج القابلة للتعبئة. تسمح هذه الغرف للمستخدمين بتحميل أو نسخ نماذج PDF وإرسالها لإكمالها. عند العمل مع النماذج في غرف تعبئة النماذج، يمكنك فقط ملء الحقول وإرسال النموذج المكتمل للتحليل. يتم تجميع جميع النتائج والردود التي تم جمعها تلقائيًا في جدول بيانات منفصل. هذه الميزة مفيدة لتنظيم وإدارة المهام القائمة على النماذج.

لنسخ النموذج الخاص بك إلى غرفة تعبئة النماذج، ما عليك سوى النقر فوق الزر مشاركة وجمع في الزاوية اليمنى العليا. قم بإنشاء غرفة جديدة أو حدد غرفة موجودة بالفعل، ثم انقر فوق نسخ إلى هناك.

لمعرفة المزيد حول غرف تعبئة النماذج في ONLYOFFICE DocSpace وكيفية عملها، يرجى قراءة هذه المقالة في مدونتنا.

كيفية تحرير نماذج PDF بشكل تعاوني في تكاملات أخرى

ONLYOFFICE DocSpace ليس الطريقة الوحيدة للتعاون في نماذج PDF. إذا كان لديك مثيل ONLYOFFICE Docs مدمج مع نظام أساسي للأعمال عبر الموصل المقابل، فيمكنك أيضًا القيام بذلك ولكن بطريقة مختلفة قليلاً.

لبدء عملية التعاون، ما عليك سوى إنشاء نموذج PDF ومشاركته مع أشخاص آخرين باستخدام إعدادات المشاركة الخاصة بالنظام الأساسي. على سبيل المثال، يسمح لك تكامل ONLYOFFICE Docs و ownCloud بإنشاء نموذج PDF فارغ أو فتح ملف DOCX وتحويله إلى نموذج PDF. عند إنشاء نموذج PDF، يمكنك تحريره بشكل تعاوني في الوقت الفعلي مع مستخدمي ownCloud الآخرين باستخدام ميزات التعاون التي يوفرها محرر ONLYOFFICE.

الإصدار 8.2: ما الجديد

هل أنت مهتم بمعرفة ما يقدمه لك أحدث إصدار من ONLYOFFICE Docs؟ اقرأ هذه المقالة أو شاهد الفيديو أدناه لإشباع فضولك: